Reprobel sc est une société de gestion (centrale) de droits d’auteur agréée par arrêté ministériel. Reprobel opère sous le contrôle externe de légalité du Service de contrôle des sociétés de gestion de droits d’auteur du SPF Economie.

Reprobel ne perçoit que des rémunérations légales et des droits d’auteur bien définis auprès d’utilisateurs professionnels du secteur privé (entreprises, indépendants et organisations sans but lucratif) et du secteur public (institutions publiques de tous niveaux et de tous types), y compris les établissements d’enseignement reconnus, les institutions de recherche scientifique reconnues et les bibliothèques publiques reconnues. Reprobel n’offre donc pas de licences de droits d’auteur aux personnes physiques (consommateurs) pour leur usage privé. Reprobel traite donc principalement des données commerciales à caractère purement professionnel. Les données personnelles ne sont traitées que si elles peuvent être dérivées des données de l’entreprise.

Reprobel écrit aux utilisateurs professionnels concernés sur la base d’une obligation de déclaration annuelle de principe dans le cadre des « licences légales » pour lesquelles elle a été désignée par arrêté royal comme guichet de perception unique. Cette obligation de déclaration légale (et/ou votre éventuel accord avec Reprobel) constitue la base juridique du traitement de vos données d’entreprise et de vos éventuelles données à caractère personnel par Reprobel. Pour les utilisateurs professionnels des secteurs privé et public, Reprobel propose une licence numérique complémentaire sur la base d’un mandat, bizili by Reprobel. Cette licence est un « complément » à la rémunération légale pour reprographie dans les secteurs concernés, et Reprobel la propose donc comme option supplémentaire dans la même demande de déclaration. Le choix entre une déclaration de reprographie plus limitée aux seules photocopies de textes et d’images protégés par le droit d’auteur et bizili by Reprobel, qui régle également les formes les plus courantes de réutilisation numérique de ces types d’œuvres dans les limites de la licence générale, est libre mais non facultatif. En effet, Reprobel peut vérifier légalement votre déclaration, et des sanctions sont prévues en cas de déclaration incorrecte ou d’infraction au droit d’auteur.

Reprobel obtient vos données d’entreprise et vos éventuelles données personnelles en premier lieu auprès de vous-même dans le cadre de votre déclaration annuelle obligatoire. En outre, Reprobel obtient ces données à partir de banques de données publiques, en particulier celles de l’ONSS (“employersrepertorium”) et de la Banque Carrefour des Entreprises. Reprobel ne consulte d’autres bases de données (Trends, Pinakes, Companyweb, …) que si cela est nécessaire pour vérifier vos données.

Reprobel ne vise en aucun cas la communication commerciale de partenaires externes. Reprobel ne communique jamais non plus vos données d’entreprise et vos données personnelles à des tiers, à l’exception de ses organes internes, de son commissaire et de son contrôleur légal, mais uniquement sur une base  “need to know” et de manière strictement confidentielle.

Reprobel ne traite les données d’entreprise ou les données personnelles des détenteurs de droits (tels que les auteurs ou les éditeurs) que dans des cas exceptionnels. En effet, la répartition des rémunérations entre les différents ayants droit ne se fait en principe pas au niveau de Reprobel.

En outre, la répartition au niveau de Reprobel se fait globalement et n’est donc en principe pas spécifique à un titre ou à un ayant droit. Dans la mesure où Reprobel traite néanmoins ce type de données (par exemple dans le cas d’une demande de rémunération directe d’un ayant droit dans le cadre de licences légales, ou lorsqu’elle reçoit des listes d’œuvres individuelles ou d’ayants droit d’une organisation partenaire étrangère), elle ne traite que les données qui sont nécessaires pour répartir effectivement la rémunération aux ayants droit en question. Le traitement des données personnelles dans ce cas est dans l’intérêt évident de ces détenteurs de droits.

Reprobel ne génère que les données d’entreprise et les données personnelles qui sont nécessaires à l’accomplissement de sa mission légale et statutaire. Il s’agit en particulier de vos données d’entreprise (nom, forme juridique, siège social, numéro d’entreprise et de TVA, statut de TVA…), de votre rôle linguistique, de vos coordonnées, de vos données bancaires (IBAN/BIC) et des données nécessaires au calcul de la rémunération légale ou de la rémunération de licence que vous devez payer (comme votre code Nacebel et votre effectif) ou de l’éventuelle rémunération à verser aux différents ayants droit. Elle ne conserve pas ces données plus longtemps que nécessaire pour les besoins du traitement.

En principe, Reprobel ne gardera pas vos données plus de cinq ans (chaque fois à compter de l’obtention de la dernière version mise à jour), à moins qu’elles ne fassent l’objet d’un accord en cours sans limitation de durée. Vos données seront supprimées à l’expiration du délai légal de prescription et de conservation de dix ans applicable à la gestion collective des droits d’auteur, ou à l’expiration d’un délai de trois ans à compter du règlement définitif du litige pour lequel les données ont été conservées, le délai le plus long étant retenu.

Reprobel maintient les données qu’elle traite aussi actuelles que possible et les met à jour ou les corrige si nécessaire sur la base de votre propre déclaration ou, si cela s’avère nécessaire ou utile, de sources de données externes. Reprobel garantit l’intégrité, la sécurité et la confidentialité des données traitées, tant sur le plan technique qu’organisationnel. En principe, Reprobel stocke ces données sur ses propres serveurs sécurisés ou sur des serveurs sécurisés de tiers. Reprobel s’assure dans la mesure du possible que les partenaires externes qui traiteraient des données pour elle ou qui seraient (conjointement) responsables du traitement des données, respectent les dispositions du RGPD dans la mesure où ces réglementations s’appliqueraient aux données concernées.

Reprobel, en tant que société de gestion de droits d’auteur, est légalement tenue au secret professionnel.

Reprobel garantit et facilite que vous, en tant que personne physique concernée, puissiez exercer les droits qui vous sont accordés par le RGPD dans la mesure où cette réglementation s’appliquerait à vos données professionnelles (information ; inspection ; copie ; rectification ; portabilité des données ; …). Vous pouvez exercer gratuitement vos droits à cet égard via notre formulaire de contact en ligne. Toutefois, en raison de votre obligation de déclaration annuelle auprès de Reprobel, nous ne pouvons en principe pas vous désinscrire de nos communications en rapport avec cette déclaration (telles que les demandes de déclaration, les rappels formels, …).