Reprobel cv ist eine ministeriell lizenzierte Verwaltungsgesellschaft von Urheberrechten. Reprobel unterliegt der Aufsicht der Kontrollabteilung für Verwaltungsgesellschaften des FÖD Wirtschaft.

Reprobel zieht nur gesetzliche Vergütungen und klar definierte Urheberrechte von gewerblichen Nutzern im privaten Sektor (Unternehmen, Selbstständige und gemeinnützige Organisationen) und im öffentlichen Sektor (öffentliche Einrichtungen aller Ebenen und Arten) ein, einschließlich anerkannter Bildungseinrichtungen, anerkannter wissenschaftlicher Forschungseinrichtungen und öffentlicher Bibliotheken. Reprobel bietet daher natürlichen Personen (Verbrauchern) keine Urheberrechtslizenzen für deren private Nutzung an. Reprobel verarbeitet daher in erster Linie rein gewerbliche Unternehmensdaten. Sie verarbeitet personenbezogene Daten nur, wenn diese aus den Unternehmensdaten abgeleitet werden können.

Reprobel schreibt die entsprechenden gewerblichen Nutzer auf der Grundlage einer grundsätzlichen jährlichen Meldepflicht im Rahmen der „gesetzlichen Lizenzen“ an, für die Reprobel durch Königlichen Erlass als zentrale Einzugsstelle benannt wurde. Diese gesetzliche Meldepflicht (und/oder Ihre etwaige Vereinbarung mit Reprobel) ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Unternehmensdaten und möglicher personenbezogener Daten durch Reprobel. Für gewerbliche Nutzer im privaten und öffentlichen Sektor bietet Reprobel eine ergänzende digitale Lizenz auf Mandatsbasis bizili by Reprobel an. Diese Lizenz ist ein „Zusatz“ zur gesetzlichen Reprographievergütung in den betreffenden Bereichen und wird daher von Reprobel als zusätzliche Option in derselben Meldeanforderung angeboten. Die Wahl zwischen einer eingeschränkteren Reprographieerklärung, die nur Fotokopien von urheberrechtlich geschützten Texten und Bildern erlaubt, und bizili by Reprobel, die auch die gängigsten Formen der digitalen Weiterverwendung dieser Art von Werken innerhalb der weit gefassten Lizenzgrenzen regelt, ist frei, aber nicht unverbindlich. Schließlich kann Reprobel Ihre Erklärung überprüfen, und es gibt Strafen für falsche Erklärungen oder für Urheberrechtsverletzungen.

Reprobel erhält Ihre Unternehmensdaten und etwaige personenbezogene Daten in erster Linie von Ihnen selbst im Rahmen Ihrer obligatorischen jährlichen Meldung. Darüber hinaus holt sich Reprobel diese Daten aus staatlichen Datenbanken, insbesondere aus den Datenbanken des RSZ („Arbeitgeberverzeichnis“) und der Zentralen Datenbank der Unternehmen Belgiens (Kruispuntbank van Ondernemingen). Reprobel konsultiert andere Datenbanken (Trends, Pinakes, Companyweb usw.) nur dann, wenn dies zur Überprüfung Ihrer Daten erforderlich ist.

Reprobel übermittelt Ihnen unter keinen Umständen kommerzielle Mitteilungen von externen Partnern. Reprobel gibt Ihre Unternehmensdaten und etwaige personenbezogene Daten niemals an Dritte weiter, außer an ihre eigenen internen Organe, ihren Wirtschaftsprüfer und ihre gesetzliche Aufsichtsbehörde, und dann auch nur auf einer streng vertraulichen Basis nach dem „Need-to-know“-Prinzip.

Reprobel verarbeitet Unternehmensdaten oder personenbezogene Daten von Rechtsinhabern (Urheber oder Verleger) nur in Ausnahmefällen. Die Verteilung der Vergütungen auf die einzelnen Rechtsinhaber findet nämlich im Prinzip nicht auf der Ebene von Reprobel statt. Darüber hinaus erfolgt die Verteilung auf der Ebene von Reprobel global und damit im Prinzip nicht spezifisch auf der Grundlage von Titeln oder Rechtsinhabern. Soweit Reprobel diese Art von Daten dennoch verarbeiten würde (z. B. bei einem direkten Vergütungsantrag eines Rechtsinhabers im Rahmen gesetzlicher Lizenzen oder wenn Reprobel von einer ausländischen Partnerorganisation Listen einzelner Werke oder Rechtsinhaber erhält), verarbeitet es nur die Daten, die erforderlich sind, um die Vergütung tatsächlich an den/die entsprechenden Rechtsinhaber zu verteilen. In diesem Fall liegt die Verarbeitung personenbezogener Daten im offensichtlichen Interesse des Rechtsinhabers.

Reprobel verarbeitet nur die geschäftlichen und personenbezogenen Daten, die für die Erfüllung ihrer gesetzlichen und satzungsmäßigen Aufgaben erforderlich sind. Dabei handelt es sich vor allem um Angaben zu Ihrem Unternehmen (Name, Rechtsform, Sitz, Firmen- und MwSt.-Nummer, MwSt.-Status …), Sprachrolle, Kontaktdaten, Bankverbindung (IBAN/BIC) sowie Daten, die für die Berechnung der von Ihnen zu zahlenden gesetzlichen oder Lizenzgebühr (wie z. B. Ihr NACEBEL-Code und Ihre Mitarbeiterzahl) oder ggf. an einzelne Rechtsinhaber zu zahlende Vergütungen erforderlich sind. Reprobel bewahrt diese Daten nicht länger auf, als es für die Zwecke der Verarbeitung erforderlich ist. Grundsätzlich bewahrt Reprobel Ihre Daten nicht länger als fünf Jahre auf (jeweils gerechnet ab dem Erhalt der letzten aktualisierten Version), es sei denn, sie sind Gegenstand einer laufenden Vereinbarung ohne zeitliche Begrenzung. Ihre Daten werden nach Ablauf der für die gemeinsame Verwaltung von Urheberrechten geltenden gesetzlichen Verjährungs- und Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren oder nach Ablauf von drei Jahren nach der endgültigen Beilegung des Rechtsstreits, für den die Daten aufbewahrt wurden, gelöscht, je nachdem, welcher Zeitraum länger ist.

Reprobel hält die von ihr verarbeiteten Daten möglichst aktuell und aktualisiert bzw. verbessert sie bei Bedarf auf Basis Ihrer eigenen Angaben oder, soweit erforderlich oder sinnvoll, auf Basis externer Datenquellen. Reprobel gewährleistet die Integrität, Sicherheit und Vertraulichkeit der von ihr verarbeiteten Daten sowohl technisch als auch organisatorisch. Grundsätzlich speichert Reprobel diese Daten auf ihren eigenen sicheren Servern oder auf sicheren Servern Dritter. Reprobel stellt so weit wie möglich sicher, dass die externen Partner, die Daten für Reprobel verarbeiten oder die (mit-)verantwortlich für die Datenverarbeitung sind, die Bestimmungen der DSGVO einhalten, soweit diese in Bezug auf die entsprechenden Daten anwendbar sind.

Reprobel ist als Verwaltungsgesellschaft der Urheberrechte gesetzlich an das Berufsgeheimnis gebunden.

Reprobel sorgt dafür, dass Sie als betroffene natürliche Person die Ihnen durch die DSGVO zugestandenen Rechte in dem Maße ausüben können, in dem diese Vorschriften auf Ihre Geschäftsdaten anwendbar sind: (Auskünfte, Einsichtnahme, Kopien, Verbesserung und Übertragbarkeit der Daten. …). Sie können Ihre diesbezüglichen Rechte kostenlos über unser Online-Kontaktformular geltend machen. Aufgrund Ihrer jährlichen Meldepflicht bei Reprobel können wir Sie jedoch grundsätzlich nicht von unserer Kommunikation im Zusammenhang mit dieser Meldung abmelden (z. B. Meldeaufforderungen, förmliche Erinnerungen usw.).

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