Privacybeleid (GDPR)

Wat doet Reprobel?

Reprobel is een beheersvennootschap. Ze beheert auteursrechtelijke vergoedingsrechten voor rekening van auteurs, uitgevers en (in sommige gevallen) ook andere rechthebbenden.

Reprobel doet dat in het kader van ‘wettelijke licenties’ of op basis van mandaten van andere beheersvennootschappen of individuele begunstigden (doorgaans auteurs en uitgevers). Reprobel beheert momenteel de volgende wettelijke licenties: de reprografievergoeding en de bijhorende wettelijke uitgeversvergoeding voor fotokopieën; de vergoeding voor onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (papieren reproducties en welbepaalde digitale handelingen); en de vergoeding voor openbaar leenrecht die de openbare bibliotheken moeten betalen voor hun collecties en uitleningen.

Reprobel verleent licenties aan professionele gebruikers in de privésector (ondernemingen, vzw’s, kopieerwinkels, zelfstandigen, vrije beroepen, …), de overheidssector en de sector van het onderwijs en het wetenschappelijk onderzoek.

Reprobel verdeelt alle vergoedingen die ze int onder de begunstigden (doorgaans via hun beheersvennootschappen), na aftrek van haar werkingskosten en van de provisies en reserves die ze wettelijk of op grond van haar eigen organieke documenten moet aanleggen.

Reprobel werkt in een strikt regelgevend kader en onder de controle van de Controledienst van de beheersvennootschappen ingesteld bij de FOD Economie.

https://economie.fgov.be/nl/themas/intellectuele-eigendom/auteursrecht/controledienst-van-de.

Het privacybeleid van Reprobel

Reprobel verwerkt in het kader van haar wettelijke en statutaire opdracht persoonsgegevens van natuurlijke personen.

Het kan gaan om natuurlijke personen die zelf bv. gebruiker of begunstigde zijn, maar ook over natuurlijke personen die optreden als contactpersoon van een rechtspersoon (onderneming, overheidsinstelling, instelling voor onderwijs/wetenschappelijk onderzoek…).

Reprobel hanteert een strikt privacybeleid in overeenstemming met de GDPR.

Welke persoonsgevens werwerkt Reprobel?

Reprobel verwerkt de persoonsgegevens die redelijkerwijze nodig zijn voor het vervullen van haar opdracht onder een wettelijke licentie, en voor de voorbereiding of uitvoering van licentieovereenkomsten (gebruikers), mandaatovereenkomsten (binnenlandse beheersvennootschappen / begunstigden) en representatie-overeenkomsten (buitenlandse beheersvennootschappen).

Het kan (voor natuurlijke personen / eenmanszaken) bv. gaan om uw naam, voornaam en contactgegevens, uw klantennummer bij Reprobel, uw taalkeuze, uw ondernemings- of BTW-nummer, uw bankrekeningnummer, uw login voor de Reprobel-portalen etc. Maar ook over de communicatie die Reprobel met u voert als gebruiker of begunstigde. Reprobel verwerkt (met uitzondering van haar eigen personeelsleden) geen gevoelige persoonsgegevens in de zin van de GPPR.

Gebruikers zijn in het kader van wettelijke licenties doorgaans verplicht om bepaalde contactgegevens aan Reprobel mee te delen. De andere persoonsgegevens zijn wettelijk niet verplicht maar als u die niet meedeelt, kan dit de behandeling van uw aangifte of de uitvoering van uw overeenkomst ernstig vertragen of schaden en zelfs tot gevolg hebben dat u niet, niet volledig of niet tijdig aan uw wettelijke of contractuele verplichtingen voldoet.

Juridische grondslag en doeleinden van de verwerking

De verwerking in het kader van voorgenomen of lopende overeenkomsten (licentieovereenkomsten, mandaatovereenkomsten, representatie-overeenkomsten …) is meteen ook de belangrijkste juridische grondslag van de gegevensverwerking door Reprobel.

In bepaalde gevallen verwerkt Reprobel ook persoonsgegevens op grond van de wet zelf, met name in het kader van de aangiftes of overeenkomsten die verband houden met de wettelijke licenties die ze beheert (met name uw contactgevens en de inhoudelijke parameters voor de berekening van de vergoeding).

Indien nodig vraagt Reprobel uw aanvullende, uitdrukkelijke en specifieke toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in overeenstemming met de GDPR. Een gegeven toestemming kan in principe kosteloos en elektronisch weer worden ingetrokken, tenzij er natuurlijk een andere juridische grond voor de verwerking is.

In sommige gevallen kan Reprobel uw gegevens ook verwerken vanuit een ‘gerechtvaardigd belang’ voor de verwerking. Zo kan Reprobel u bv. inlichten over nieuwe, voor u mogelijk interessante licenties van haarzelf of partnerbeheersvennootschappen. Reprobel zal dit steeds binnen redelijke grenzen en nooit op een agressieve of door u niet-gewenste wijze doen.

Meer algemeen verwerkt Reprobel alleen persoonsgegevens die rechtstreeks of onrechtstreeks verband houden met de inning en de verdeling van de vergoedingen die ze beheert en met haar wettelijke en statutaire opdracht als (centrale) beheersvennootschap.

Bron van de persoonsgegevens

Reprobel verkrijgt de persoonsgegevens die ze verwerkt, in de eerste plaats van de betrokken natuurlijke personen zelf.

Reprobel kan wettelijk echter ook informatie opvragen bij overheidsinstanties zoals de BTW-administratie en de RSZ.

Reprobel consulteert verder ook private bronnen, bv. specifieke bedrijfsdatabanken, maar alleen als die nuttig zijn voor haar opdracht en werking.

Reprobel kan ook van haar partnerbeheersvennootschappen in binnen- en buitenland persoonsgegevens verkrijgen en verwerken met het oog op de inning en verdeling van de vergoedingen.

Duurtijd van de verwerking

Reprobel houdt de persoonsgegevens die ze verwerkt, niet langer bij dan nodig voor de doeleinden van de verwerking.

In principe bewaart Reprobel de persoonsgegevens niet langer dan vijf jaar te rekenen vanaf het verkrijgen van de gegevens, tenzij ze het voorwerp uitmaken van een lopende overeenkomst.

De persoonsgegevens worden in ieder geval gewist na het verstrijken van de wettelijke verjarings- en bewaringstermijn van tien jaar van toepassing op het collectieve beheer van auteursrechten, of na drie jaar te rekenen vanaf het definitief beslechten van het rechtsgeding waarvoor de gegevens werden bewaard, afhankelijk van welke periode de langste is.

De persoonsgegevens van haar personeelsleden houdt Reprobel niet langer bij dan vijf jaar na de beëindiging van de arbeidsovereenkomst, tenzij daarover een rechtsgeding wordt gevoerd. In dit laatste geval geldt de termijn van drie jaar waarvan sprake in het vorige lid.

Reprobel houdt de persoonsgegevens die ze verwerkt, maximaal up-to-date en wist of verbetert ze waar nodig.

Veiligheid van de persoonsgegevens

Reprobel waarborgt de integriteit, de veiligheid en de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens, zowel technisch als organisatorisch.

Reprobel is, als beheersvennootschap, wettelijk tot het beroepsgeheim gehouden.

Reprobel slaat belangrijke/gevoelige persoonsgegevens op eigen beveiligde servers of op beveiligde servers van derde partijen.

Verwerking door / doorgifte aan externe partners

Reprobel verwerkt de persoonsgegevens in de eerste plaats zelf (zowel intern als extern voor informatie- en communicatiedoeleinden). Reprobel geeft persoonsgegevens slechts aan externe partners door in de mate dat dit nodig is voor het vervullen van haar wettelijke en statutaire opdracht. Het gaat bv. om haar technische en IT-dienstverleners, raadgevers / raadslieden, commissaris, binnenlandse en buitenlandse partnerbeheersvennootschappen en officiële instanties zoals de Controledienst van de beheersvennootschappen.

De doorgifte van persoonsgegevens aan buitenlandse beheersvennootschappen (ook buiten de EU) in het kader van de sluiting en de uitvoering van representatie-overeenkomsten, is absoluut noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht van Reprobel en van de mandaten die haar worden verleend. Ze is ook in het belang van de begunstigden die Reprobel rechtstreeks en onrechtstreeks vertegenwoordigt.

U vindt hier een lijst met de buitenlandse partnerbeheersvennootschappen van Reprobel die persoonsgevens voor haar rekening kunnen verwerken. Als Reprobel persoonsgegevens doorgeeft aan een partnerbeheersvennootschap buiten de EU die niet op een lijst met ‘veilige landen’ (in het kader van de GDPR) staat, dan zal ze hiervoor de passende veiligheidswaarborgen afdwingen.

Reprobel ziet er maximaal op toe dat de externe partners die voor haar persoonsgegevens verwerken of die (mee) verantwoordelijk zijn voor de gegevensverwerking, de bepalingen van de GDPR naleven. Daartoe slaat ze ‘verwerkingsovereenkomsten’ met de belangrijkste partners af.

Uw rechten onder de GDPR

Reprobel waarborgt en faciliteert dat u als betrokken natuurlijk persoon de rechten kan uitoefenen die de GDPR u verleent (informatie; inzage; kopie; verbetering; vergetelheid; beperking van en bezwaar tegen de verwerking; overdraagbaarheid van gegevens).

U kan uw rechten kosteloos en elektronisch uitoefenen via de contactinformatie hieronder. Alleen bij overmatig belastende verzoeken, kan Reprobel u een administratieve kostenvergoeding aanrekenen.

Cookies

Reprobel maakt op haar websites en aangifteportalen gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestand dat een website via de browser opslaat op uw harde schrijf. In een cookie zit informatie opgeslagen. De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar u kunt uw browser opnieuw instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Het is echter mogelijk dat sommige functies en services, op onze en andere websites, niet helemaal correct functioneren als cookies zijn uitgeschakeld in uw browser.

Een klacht of vraag over uw persoonsgegevens

Uw aanspreekpunt bij Reprobel voor al uw vragen, verzoeken of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens is: Ramon Diaz-Peres – privacy@reprobel.be.

Heeft een klacht over Reprobel, dan kan u die ook indienen bij de toezichthoudende autoriteit. In België is dat de Gegevensbeschermingsautoriteit of GBA (www.privacycommission.be). Dat is de nieuwe naam voor de privacycommissie. U kan ook steeds verhaal aantekenen bij de nationale rechtbanken.

Versie van deze privacyverklaring

Deze pagina werd het laatst geactualiseerd op 17 mei 2018.