Reprobel cv is een ministerieel vergunde (centrale) beheersvennootschap van auteursrechten. Reprobel werkt onder het externe wettigheidstoezicht van de Controledienst van de beheersvennootschappen bij de FOD Economie. 

Reprobel int alleen wettelijke vergoedingen en welbepaalde auteursrechten bij professionele gebruikers in de private sector (ondernemingen, zelfstandigen en vzw’s) en de publieke sector (overheidsinstellingen van alle niveaus en types), met inbegrip van erkende onderwijsinstellingen, erkende instellingen voor wetenschappelijk onderzoek en erkende openbare bibliotheken. Reprobel biedt dus geen auteursrechtelijke licenties aan natuurlijke personen (consumenten) voor hun privégebruik aan. Reprobel verwerkt dan ook in de eerste plaats bedrijfsgegevens van louter professionele aard. Persoonlijke gegevens verwerkt ze alleen als deze uit de bedrijfsgegevens zouden kunnen worden afgeleid. 

Reprobel schrijft de professionele gebruikers waarvan sprake aan op grond van een principiële jaarlijkse aangifteverplichting in het kader van de ‘wettelijke licenties’ waarvoor ze bij koninklijk besluit als uniek inningsloket is aangesteld. Deze wettelijke aangifteverplichting (en/of uw eventuele overeenkomst met Reprobel) is de juridische basis van de verwerking van uw bedrijfsgegevens en eventuele persoonsgegevens door Reprobel. Voor professionele gebruikers in de private en de publieke sector biedt Reprobel een aanvullende digitale licentie op mandaatbasis aan, bizili by Reprobel. Deze licentie is een ‘add-on’ op de wettelijke reprografievergoeding in de betreffende sectoren, en Reprobel biedt ze daarom in hetzelfde aangifteverzoek als een aanvullende optie aan. De keuze tussen een beperktere reprografieaangifte voor uitsluitend fotokopieën van auteursrechtelijk beschermde teksten en beelden en bizili by Reprobel, dat ook de meest courante vormen van digitaal hergebruik van dit soort werken binnen de ruime licentiegrenzen regelt, is vrij maar niet vrijblijvend. Reprobel kan wettelijk uw aangifte immers controleren, en er zijn sancties bij foutieve aangiftes of bij auteursrechtelijke inbreuken.

Reprobel verkrijgt uw bedrijfsgegevens en eventuele persoonsgegevens in de eerste plaats van uzelf in het kader van uw verplichte jaarlijkse aangifte. Daarnaast haalt Reprobel deze gegevens uit overheidsdatabanken, met name die van de RSZ (‘werkgeversrepertorium’) en de Kruispuntbank van Ondernemingen. Reprobel consulteert andere databanken (Trends, Pinakes, Companyweb, …) alleen als dit nodig is om uw gegevens te controleren.  

In geen geval richt Reprobel u commerciële communicatie van externe partners. Reprobel deelt uw bedrijfsgegevens en eventuele persoonsgegevens ook nooit aan derde partijen mee, met uitzondering van haar interne organen, haar commissaris-revisor en haar wettelijke toezichthouder maar dan alleen op een ‘need-to-know’ en strikt vertrouwelijke basis. 

Reprobel verwerkt slechts in uitzonderlijke gevallen bedrijfsgegevens of eventuele persoonsgegevens van rechtenhouders (zoals bv. auteurs of uitgevers). De verdeling van de vergoedingen onder de individuele rechtenhouders gebeurt immers in principe niet op het niveau van Reprobel. De verdeling op het niveau van Reprobel gebeurt bovendien globaal en dus in principe niet titelspecifiek of rechtenhouderspecifiek. In de mate dat Reprobel toch dit soort gegevens zou verwerken (bv. bij een rechtstreekse vergoedingsaanvraag van een rechtenhouder in het kader van wettelijke licenties, of wanneer ze van een buitenlandse partnerorganisatie lijsten van individuele werken of rechtenhouders zou ontvangen), dan verwerkt ze alleen die gegevens die nodig zijn om de vergoeding effectief te kunnen verdelen aan de betreffende rechtenhouders. De verwerking van eventuele persoonsgegevens is in dit geval in het evidente belang van deze rechtenhouder.

Reprobel verwekt alleen die bedrijfsgegevens en eventuele persoonsgegevens die nodig zijn voor het vervullen van haar wettelijke en statutaire opdracht. Het gaat dan vooral om uw bedrijfsgegevens (naam, rechtsvorm, zetel, ondernemings- en BTW nummer, BTW statuut …), taalrol, contactgegevens, bankgegevens (IBAN/BIC) en gegevens die nodig zijn voor de berekening van de door u te betalen wettelijke of licentievergoeding (zoals uw Nacebel-code en uw personeelsbestand) of van de eventueel aan individuele rechtenhouders uit te keren vergoedingen. Ze houdt deze gegevens niet langer bij dan nodig voor de doeleinden van de verwerking. In principe bewaart Reprobel uw gegevens niet langer dan vijf jaar (telkens te rekenen vanaf het verkrijgen van de laatst geactualiseerde versie daarvan), tenzij ze het voorwerp zouden uitmaken van een lopende overeenkomst zonder tijdsbeperking. Uw gegevens worden gewist na het verstrijken van de wettelijke verjarings- en bewaringstermijn van tien jaar van toepassing op het collectieve beheer van auteursrechten, of na drie jaar te rekenen vanaf het definitief beslechten van het rechtsgeding waarvoor de gegevens werden bewaard, afhankelijk van welke periode de langste is.

Reprobel houdt de gegevens die ze verwerkt, maximaal up-to-date en actualiseert of verbetert ze waar nodig op basis van uw eigen aangifte of, indien nodig of nuttig, externe gegevensbronnen. Reprobel waarborgt de integriteit, de veiligheid en de vertrouwelijkheid van de door haar verwerkte gegevens, zowel technisch als organisatorisch. Reprobel slaat deze gegevens in principe op eigen beveiligde servers of op beveiligde servers van derde partijen op. Reprobel ziet er maximaal op toe dat de externe partners die voor haar gegevens zouden verwerken of die (mee) verantwoordelijk zouden zijn voor de gegevensverwerking, de bepalingen van de GDPR naleven in de mate dat deze regelgeving op de betreffende gegevens van toepassing zou zijn. 

Reprobel is, als beheersvennootschap van auteursrechten, wettelijk gehouden tot het beroepsgeheim.

Reprobel waarborgt en faciliteert dat u als betrokken natuurlijk persoon de rechten kan uitoefenen die de GDPR u verleent in de mate dat deze regelgeving van toepassing zou zijn op uw bedrijfsgegevens (informatie; inzage; kopie; verbetering; overdraagbaarheid van gegevens; …). U kan uw rechten in dit verband kosteloos uitoefenen via ons online contactformulier. Omwille van uw jaarlijkse aangifteverplichting bij Reprobel, kunnen we u echter in principe niet uitschrijven uit onze communicatie in verband met deze aangifte (zoals aangifteverzoeken, formele herinneringen, …).