Reprobel int als uniek loket de wettelijke vergoeding voor erkend onderwijs en wetenschappelijk onderzoek. Ze is hiervoor aangesteld bij koninklijk besluit.

De vergoeding voor onderwijs en wetenschappelijk onderzoek is een ‘wettelijke licentie’. Dat is een wettelijke uitzondering op het exclusieve auteursrecht met een vergoeding die bij wet en koninklijk besluit is bepaald. Onder een wettelijke licentie moet een gebruiker – anders dan in het gewone auteursrecht – niet de voorafgaande toestemming van de rechtenhouders hebben om welbepaalde gebruikshandelingen te stellen binnen de grenzen van de wettelijke uitzondering. Maar wel opletten: wettelijke uitzonderingen worden immers restrictief geïnterpreteerd, en hun werking heeft dus een strikt toepassingsgebied. Daarbuiten speelt het gewone, exclusieve auteursrecht.

De wettelijke licentie voor erkend onderwijs en wetenschappelijk onderzoek omvat de hieronder vermelde gebruikshandelingen ten overstaan van auteursrechtelijk beschermde werken en prestaties, of van fragmenten daarvan. Wat een erkende onderzoeksinstelling is, wordt in de nationale auteursrechtwetgeving omschreven via een gesloten fiscale lijst. Wat een erkende onderwijsinstelling is, hangt grotendeels af van de onderwijswetgeving in de Gemeenschappen, al worden bijzondere onderwijstypes in de nationale auteurswetgeving gedefinieerd.

Het gaat hier niet alleen om auteursrechtelijk beschermde teksten en stilstaande beelden, maar ook om geluids- en audiovisuele werken en prestaties – binnen de strikte grenzen van de wettelijke uitzondering weliswaar.

Gedekte gebruikshandelingen:

• Fotokopieën (paper-to-paper)
• Prints (digital-to-paper)
• Scans (paper-to-digital)
• Digitale reproducties (digital-to-digital): knippen en plakken, downloads, uploads, opslag op een server of in de cloud, …
• In de wet gedefinieerde digitale onderwijsgebruiken
• Digitale communicatie via het gesloten en beveiligde netwerk van de instelling

Een belangrijke wettelijke beperking is wel dat de handelingen ‘ter illustratie bij onderwijs’ of voor erkend wetenschappelijk onderzoek moeten worden gesteld. Handelingen onder een wettelijke uitzondering mogen immers hoe dan ook geen afbreuk doen aan de normale commerciële exploitatie van de bronwerken. ‘Ter illustratie bij onderwijs’ betekent – zoals de term al aangeeft – dat de handeling aanvullend moet zijn bij een concrete les of lesopdracht, en ter voorbereiding, ter illustratie of ter uitvoering van deze opdracht moet worden gesteld. Deze specifieke uitzondering op het exclusieve auteursrecht mag er dus niet toe leiden dat een onderwijsinstelling aankopen, abonnementen of licenties in verband met commercieel beschikbare educatieve werken (zoals papieren of digitale schoolhandboeken en -werkboeken) zou stopzetten, beperken of omzeilen. Om dezelfde reden mag de wettelijke uitzondering voor onderwijs niet worden gebruikt om volledige handboeken of substantiële delen daarvan te reproduceren of intern te verspreiden. Er staat weliswaar geen kort fragmentcriterium meer in de auteurswet, maar in de praktijk is niet meer dan 10% van een handboek, of niet meer dan één hoofdstuk, nog steeds richtinggevend.

Deze wettelijke uitzondering geldt uitsluitend voor erkende onderwijsinstellingen en erkende instellingen van wetenschappelijk onderzoek. Ze geldt dus niet voor wetenschappelijk onderzoek met een commercieel oogmerk en/of door een private onderneming.

De wettelijke licentie voor onderwijs en wetenschappelijk onderzoek geldt ook niet voor bladmuziek (partituren).

Compilaties van auteursrechtelijk beschermde bronwerken, of van fragmenten daarvan, vallen in principe evenmin onder de wettelijke licentie voor onderwijs en wetenschappelijk onderzoek, en zeker niet als ze de aankoop van commerciële beschikbare leermiddelen zouden vervangen of beperken

Bovendien moet de gebruikshandeling een legale bron hebben, mag de instelling geen winst nastreven met deze handeling en moet ze plaatsvinden in het kader van de normale activiteiten van de instelling en onder haar verantwoordelijkheid (in haar eigen gebouwen of elders). Het elektronische netwerk van de instelling moet beveiligd zijn door passende maatregelen. Concreet betekent dit dat alleen de lesgevers / docenten, leerlingen / studenten en onderzoekers toegang tot dit netwerk mogen hebben.

Handelingen in de context van onderwijs of wetenschappelijk onderzoek die niet aan de bovenstaande wettelijke voorwaarden voldoen, vallen onder het gewone, ‘exclusieve’ auteursrecht. Dat betekent dat daarvoor altijd de voorafgaande en specifieke toestemming van de rechtenhouders – en in de praktijk dus een auteursrechtelijke licentie – vereist is.

De wettelijke licentie voor het erkende onderwijs is sinds een paar jaar grensoverschrijdend in de EU, maar alleen wat welbepaalde digitale onderwijshandelingen binnen de grenzen van de wettelijke uitzondering betreft. Studenten met woonplaats in het buitenland maar die studeren aan een Belgische instelling voor hoger onderwijs, kunnen dus ook van de uitzondering genieten, binnen haar strikte grenzen.

De vergoeding voor onderwijs en wetenschappelijk onderzoek vindt zijn wettelijke grondslag in de artikelen XI.240-242 van het Wetboek van Economisch Recht. De vergoeding wordt nader geregeld in een koninklijk besluit van 31 juli 2017. Dit KB werd bij koninklijk besluit van 9 februari 2024 ongewijzigd verlengd voor de referentiejaren 2024 en 2025. Deze wettelijke vergoedingen worden jaarlijks geïndexeerd.

De vergoeding is een jaarlijks forfait per leerling, student of onderzoeker, dat is gemoduleerd volgens het onderwijsniveau of -type.

Voor referentiejaar 2025 gelden de volgende vergoedingen. Deze vergoedingen zijn wettelijk niet onderworpen aan de BTW.

• Kleuteronderwijs: € 0,64 per kleuter
• Basisonderwijs: € 2,38 per leerling
• Secundair onderwijs: € 3,38 per leerling
• Hoger onderwijs (universitair / niet-universitair): € 2,82 per student in voltijds equivalent
• Deeltijds kunstonderwijs: € 0,096 per leerling/student
• Volwassenenonderwijs en onderwijs ‘ter sociale bevordering’ (tewerkstelling, beroepsopleiding en sociaal-professionele integratie): € 0,38 per cursist

• Wetenschappelijk onderzoek: € 2,82 per onderzoeker in voltijds equivalent (met dien verstande dat het bedrag per student voor de erkende instellingen van hoger onderwijs ook de vergoeding voor hun onderzoekers omvat)

Reprobel schrijft de erkende onderwijsinstellingen en de erkende instellingen voor wetenschappelijk onderzoek vóór 1 maart van elk referentiejaar aan voor hun jaarlijkse aangifte voor dit referentiejaar. De aangiftedeadline is 31 maart van het lopende referentiejaar. De aangifte gebeurt op het online aangifteportaal, met de individuele login die Reprobel meedeelt, al wordt voor wetenschappelijk onderzoek een apart aangifteproces gebruikt omwille van het geringe aantal instellingen.

Voor het betreffende referentiejaar delen de onderwijsinstellingen hun aantallen leerlingen, studenten of cursisten mee voor het school- of academiejaar dat is geëindigd in het kalenderjaar dat voorafgaat aan het referentiejaar. Voor referentiejaar 2025 is dit dus het school- of academiejaar 2023-2024. Het gaat om de officiële, door de Gemeenschappen gevalideerde aantallen. Voor de erkende instellingen van wetenschappelijk onderzoek gaat het over het aantal medewerkers in voltijdse equivalenten die wetenschappelijk onderzoek uitvoerden in het kalenderjaar dat voorafgaat aan het referentiejaar (voor referentiejaar 2025 dus het kalenderjaar 2024).

De vergoeding die u wordt gefactureerd, is wettelijk bepaald. Ze is forfaitair, en houdt dus geen verband met het daadwerkelijke gebruik van auteursrechtelijk beschermde werken in uw instelling tijdens het referentiejaar. U betaalt deze vergoeding als erkende onderwijs- of onderzoeksinstelling dus altijd zoals wettelijk vastgelegd, ongeacht of u veel, weinig of helemaal geen auteursrechtelijk beschermde werken gebruikt binnen de grenzen van de wettelijke uitzondering.

Voor vragen over uw aangifte of betaling voor de wettelijke vergoeding  voor erkende onderwijsinstellingen, kan u mailen naar: education@reprobel.be. Voor de soortgelijke vergoeding voor erkend wetenschappelijk onderzoek kan u mailen naar research@reprobel.be. U kan hiervoor ook het contactformulier van Reprobel gebruiken.