Reprobel

Binnen de grenzen van de wet mogen onderwijsinstellingen en instellingen voor wetenschappelijk onderzoek papieren en digitale reproducties nemen van auteursrechtelijk beschermde werken, databanken en prestaties, en mogen ze die ook meedelen via hun beschermde netwerken. De wettelijke voorwaarden en beperkingen vindt u in de artikelen XI.191/1, § 1, 3° en 4° (werken), XI.191/2, § 1 (databanken) en XI.217/1, 3° en 4° (prestaties) van het Wetboek van Economisch Recht en deels ook in het KB van 31 juli 2017 dat de vergoeding voor dit soort handelingen concreet constalte geeft.

Het gaat om fotokopieën, prints, digitale reproducties (zowel van papieren bronwerken, dus scans, als van digitale werken) en mededelingen via een beschermd netwerk.

Die wettelijke voorwaarden en beperkingen zijn met name de volgende:

• Allereerst moeten de exploitatiehandelingen worden gesteld met een specifiek doel, te weten ter illustratie bij onderwijs of voor wetenschappelijk onderzoek. Handelingen die binnen een onderwijs- of onderzoeksinstelling worden gesteld met een ander doel (bv. voor intern-administratieve of organisatorische doeleinden), vallen dus niet onder de specifieke onderwijs- en onderzoeksregeling;
• Uit het verslag aan de Koning bij het KB van 31 juli 2017  blijkt bovendien dat, hoewel de vergoeding per leerling/student/vorser in de regel ook de handelingen van het onderwijzend, administratief en uitvoerend personeel omvat, de regeling inzake onderwijs en onderzoek slechts van toepassing is als de leerling/student/vorser de eindgebruiker van de reproductie- of mededelingshandeling Dat betekent bv. dat handelingen die docenten of leerkrachten stellen voor eigen gebruik (bv. studie of archief) in de regel niet onder de regeling vallen;
• Zeer belangrijk is dat de exploitatiehandeling geen afbreuk mag doen aan de normale exploitatie van het werk, de databank of de prestatie. Hoewel de wet niet meer met zoveel woorden zegt dat de reproductie van welbepaalde werken (bv. educatieve, wetenschappelijke of professionele boeken) beperkt is tot een ‘kort fragment’, mag en moet het duidelijk zijn dat het (zonder de toestemming van de rechthebbende) nog steeds niet toegelaten is om volledige werken, databanken of prestaties, of substantiële delen daarvan, te reproduceren of op een beschermd netwerk te zetten voor onderwijs- en onderzoeksdoeleinden;
• De onderwijs- en onderzoeksregeling omvat duidelijk ook uitsluitend het gebruik van (delen van) individuele werken, databanken of prestaties. In de voorbereidende werken van de wet van december 2016 die de nieuwe uitzonderingen vorm geeft, valt duidelijk te lezen dat compilaties van werken, databanken en prestaties in beginsel onder het exclusieve auteursrecht vallen;
• Het werk of de databank moet ook “op een geoorloofde wijze openbaar zijn gemaakt”, wat concreet betekent dat de vergoedingsregeling voor onderwijs en wetenschappelijk onderzoek geen handelingen uit een illegale bron (bv. een piratensite) of handelingen buiten het toepassingsgebied van de wettelijke uitzondering (illegale handelingen) kan vergoeden;
• De handelingen mogen door/binnen de onderwijs- of onderzoeksinstelling ook alleen worden gesteld met een niet-winstgevende doelstelling en moeten verantwoord zijn in het licht van die doelstelling;
• Wat de (digitale) mededeling van werken, databanken en prestaties via een netwerk van de onderwijs- of onderzoeksinstelling betreft, gelden aanvullende voorwaarden/beperkingen. Zo moet de instelling daartoe officieel door de overheid zijn erkend of opgericht; moet de handeling plaatsvinden in het kader van de normale activiteiten van de instelling; en – vooral – moet het netwerk beveiligd worden ‘door passende maatregelen’ (wat betekent dat het effectief om een gesloten en beveiligd intra- of extranet moet gaan);
• Bladmuziek is uitdrukkelijk uitgesloten van het toepassingsgebied van de regeling wat de papieren en digitale reproducties van werken, databanken en prestaties betreft. Aangezien Hof van Justitie van de EU een coherente transversale toepassing van de uitzonderingen op het auteursrecht vooropstelt, mag worden aangenomen – hoewel de wet dat niet met zoveel woorden zegt – dat deze uitsluiting ook geldt voor mededelingen via het beschermde netwerk van de onderwijs- of onderzoeksinstelling;
• Steeds moeten (voor werken en databanken) de bron en de naam van de auteur(s) worden vermeld, tenzij dit redelijkerwijze niet mogelijk is.

Handelingen die (met name in de digitale wereld) worden gesteld buiten de grenzen van de uitzonderingen op het auteursrecht voor onderwijs en wetenschappelijk onderzoek zoals die hiervoor zijn omschreven, vallen in de regel onder het exclusieve auteursrecht. Dat betekent dat die handelingen niet mogen worden gesteld zonder de uitdrukkelijke en voorafgaande toestemming van de auteur en/of de uitgever (of hun vertegenwoordiger, zoals een beheersvennootschap) en dat hiervoor doorgaans ook een aparte licentievergoeding zal moeten worden betaald. Dat is het geval voor de prints en voor alle digitale exploitatiehandelingen die de grenzen van de uitzonderingsregeling voor onderwijs en onderzoek te buiten gaan (bv. omdat ze afbreuk kunnen doen aan de normale exploitatie van het werk; omdat ze niet ter illustratie bij onderwijs of voor wetenschappelijk onderzoek worden verricht; omdat ze niet de leerling/student/vorser als eindgebruiker hebben; omdat ze gesteld worden door derde partijen; omdat ze een compilatie van meerdere werken of het gebruik van bladmuziek betreffen; omdat de mededeling niet gebeurt via een beschermd netwerk maar via mail of op de publieke website van de instelling etc.).

Fotokopieën van auteursrechtelijk beschermde werken die worden genomen in onderwijs- en onderzoeksinstellingen maar die buiten de grenzen van de specifieke onderwijs- en onderwijsregeling vallen, kunnen dan weer onder de reprografievergoeding en de apart ingestelde wettelijke uitgeversvergoeding vallen. Dat is bv. het geval voor fotokopieën die worden genomen door ‘derde partijen’ (bv. een advocaat) in de bibliotheek van een (hoger) onderwijsinstelling, maar evengoed voor fotokopiën waarvan de eindgebruiker niet de leerling, de student of de vorser is of die niet ter illustratie bij onderwijs of voor wetenschappelijk onderzoek worden genomen binnen de instelling. Uiteraard zal dit alleen het geval zijn wanneer die fotokopieën worden genomen binnen de grenzen van de reprografie-uitzondering. Is dat niet het geval (bv. omdat ze het ‘kort fragment’ overschrijden voor boeken), dan is ook hierop het exclusieve auteursrecht van toepassing.

De vergoeding voor onderwijs en wetenschappelijk onderzoek moet worden betaald door onderwijsinstellingen enerzijds, en door instellingen voor wetenschappelijk onderzoek anderzijds.

Het KB van 31 juli 2017 definieert een onderwijsinstelling als een ‘instelling die onderwijs of opleidingen verstrekt en die daartoe door de overheid is erkend of opgericht’ maar verruimt het toepassingsgebied van de regeling – en dus ook de vergoedingsplicht – tot ‘de openbare instellingen en de instellingen die behoren tot het verenigingswezen en werkzaam zijn in het domein van de tewerkstelling, de beroepsopleiding en de socio-professionele integratie’. Onderwijs- en opleidingsinstellingen die niet onder deze (dubbele) definitie vallen, voor de fotokopieën die binnen die instellingen worden genomen en binnen de grenzen van de wet, onder de reprografievergoeding en de wettelijke uitgeversvergoeding,  en voor alle andere papieren en digitale exploitatiehandelingen onder het exclusieve auteursrecht.

Datzelfde KB definieert een wetenschappelijke onderzoeksinstelling als een erkende instelling zoals omschreven in een bijlage (IIIquater) bij het KBWIB. Ook hier geldt dat wetenschappelijke onderzoeksinstellingen die niet onder deze definitie vallen, voor de fotokopieën die binnen die instellingen worden genomen en binnen de grenzen van de wet, onder de reprografievergoeding en de wettelijke uitgeversvergoeding vallen,  en voor alle andere papieren en digitale exploitatiehandelingen onder het exclusieve auteursrecht.

De nieuwe vergoedingsregeling inzake onderwijs en onderzoek – en dus ook de vergoedingsplicht – geldt in de regel voor twee jaar, te weten de (kalender- en) referentiejaren 2017 en 2018.

Het tarief van de vergoeding voor onderwijs en wetenschappelijk onderzoek is een forfaitair (geïndexeerd) jaarbedrag per leerling/student/vorser, dat voor het onderwijs verder is gemoduleerd per onderwijstype en -niveau.

Concreet zijn de volgende tarieven van toepassing voor het referentiejaar 2017:

• per leerling in het kleuteronderwijs: € 0,50
• per leerling in het lager onderwijs: € 1,86
• per leerling in het secundair onderwijs: € 2,65
• per voltijds equivalente student in het hoger en universitair onderwijs: € 2,21 (met dien verstande dat dit bedrag ook een vergoeding omvat voor de reproducties en mededelingen verricht door de onderzoekers aan die instellingen binnen de grenzen van de uitzondering);
• per leerling of student in het deeltijds kunstonderwijs: € 0,075
• per cursist in het volwassenenonderwijs en het onderwijs ter sociale bevordering: € 0,30
• per voltijds equivalente persoon die wetenschappelijk onderzoek uitoefent in een wetenschappelijke onderzoeksinstelling: € 2,21.

Klik hier voor de geïndexeerde tarieven voor het referentiejaar 2018.

Het aantal leerlingen / studenten tijdens een bepaalde referentieperiode wordt bepaald op basis van het aantal leerlingen / studenten tijdens het school- of academiejaar dat in het kalenderjaar vóór de referentieperiode eindigt. Voor het referentiejaar 2017 is dat dus het school- / academiejaar 2015-2016, voor het referentiejaar 2018 het school- of academiejaar 2016-2017.

Voor het Gemeenschapsonderwijs en het door de Gemeenschappen gesubsidieerd onderwijs, moeten de door de Gemeenschappen geverifieerde leerlingen- en studentencijfers worden gebruikt.

Als Reprobel en de betreffende Gemeenschap daaromtrent akkoord gaan, kan de budgettaire enveloppe voor die Gemeenschap voor een welbepaald onderwijsniveau, binnen dit niveau per onderwijstype herverdeeld worden (met andere tarieven ‘per kop’ dan die in het KB), zolang de globale enveloppe uiteraard gewaarborgd blijft.

Het aantal wetenschappelijke onderzoekers in een instelling wordt berekend op basis van het aantal voltijds equivalente personen die wetenschappelijk onderzoek uitoefenden in het kalenderjaar dat voorafgaat aan de referentieperiode. Voor het referentiejaar 2017 is dat dus het kalenderjaar 2016, voor het referentiejaar 2018 het kalenderjaar 2017.

Bij KB van 28 september 2017 (B.S. 4 oktober 2017) werd Reprobel aangesteld als centrale beheersvennootschap voor de inning en de verdeling van de vergoeding voor onderwijs en wetenschappelijk onderzoek.

Onderwijsinstellingen en instellingen voor wetenschappelijk onderzoek moeten hun relevante gegevens (in het bijzonder hun aantallen leerlingen/studenten/vorsers en de entiteiten waarvoor ze aangeven) bij Reprobel aangeven vóór 31 maart van het lopende referentiejaar. Voor het referentiejaar 2017 werd die termijn echter uitzonderlijk met zeven maand verlengd, zodat de aangifte voor dit referentiejaar moet worden ingediend vóór 31 oktober 2017. Voor het referentiejaar 2018 is de deadline voor aangifte echter 31 maart 2018.

De aangifte gebeurt op basis van een papieren aangifteformulier dat Reprobel één maand op voorhand (dus vóór 1 maart van het lopende referentiejaar; of vóór 1 oktober in 2017) toezendt aan de betreffende instellingen. Reprobel bouwt echter ook inzake onderwijs en onderzoek aan een online aangifte- en betalingsportaal, dat tegen 1 september 2018 beschikbaar zal zijn. De aangiftecampagne voor het referentiejaar 2018 zal dus nog op papier verlopen.

Het Verslag aan de Koning bij het KB van 31 juli 2017 voorziet dat de beheersvennootschap die de vergoeding int, “de nodige maatregelen dient te nemen opdat de aangifte […] ten indicatieve titel, reeds de officiële geverifieerde cijfers van de Gemeenschappen bevat, zodat de onderwijs- of wetenschappelijke onderzoeksinstelling deze nog enkel moet valideren of desnoods verbeteren.” Van zodra het online aangifteportaal beschikbaar is, zal Reprobel maximaal aan deze verplichting proberen te voldoen.

Het KB maakt het mogelijk dat overheden en verenigingen van onderwijs- of onderzoeksinstellingen aangifte kunnen doen (en de daarover verschuldigde vergoeding kunnen betalen) namens onderwijs- of onderzoeksinstellingen.

Reprobel moet het bedrag van de verschuldigde vergoeding binnen een termijn van twee maand na ontvangst van de aangifte ter kennis brengen van de onderwijs- of onderzoeksinstelling die deze aangifte heeft ingediend of van de overheid of de vereniging van instellingen waarvan sprake in de vorige alinea.

Naast de toepasselijke wet- en regelgeving, zijn op die betaling steeds de factuurvoorwaarden van Reprobel van toepassing, tenzij u een overeenkomst sluit met Reprobel en die overeenkomst afwijkt van deze factuurvoorwaarden.

Wil u meer informatie over de vergoedingsregeling of wil u een papieren aangifteformulier ontvangen, dan kan u contact opnemen met Frieda Legein (tel. 02/551.08.81 / mail flegein@reprobel.be).

Begunstigden van de vergoedingsregeling inzake onderwijs en wetenschappelijk onderzoek

Specifiek aan de vergoedingsregeling inzake onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (net als aan de vergoeding voor openbaar leenrecht , is dat niet alleen auteurs en uitgevers begunstigden van die regeling zijn. Dat geldt wettelijk ook voor de auteurs van databanken en voor de rechthebbenden van muziek- en audiovisuele werken (i.e. de uitvoerende kunstenaars en de muziek- en filmproducenten).

Het KB van 31 juli 2017 bevat om die reden twee verdeelsleutels: tussen auteurs en uitgevers is die sleutel 50/50, tussen auteurs, uitvoerende kunstenaars en producenten (voor muziek en film) elk een derde.

Om ervoor te zorgen dat Reprobel voldoende representatief is voor alle begunstigden, treedt ze voor rekening van de rechthebbenden van muziek- en audiovisuele werken op op basis van een mandaat dat hun centrale beheersvennootschap Auvibel hiervoor zal geven aan Reprobel. Dat mandaat zal meteen ook de primaire verdeelsleutel tussen auteurs en uitgevers enerzijds en de rechthebbenden van muziek- en audiovisuele werken anderzijds vastleggen. Een deel van de vergoedingen die Reprobel zal innen inzake onderwijs en wetenschappelijk onderzoek zal – na aftrek van haar specifieke werkingskosten – dus worden overgemaakt aan Auvibel voor verdere verdeling onder de rechthebbenden van muziek- en audiovisuele werken.

Verdeling binnen Reprobel

Reprobel is een louter doorgeefluik van de vergoedingen die ze int. Ze int die vergoedingen dus niet voor zichzelf maar voor rekening van (in dit geval: onder meer) auteurs en uitgevers. Reprobel vertegenwoordigt wettelijk alle Belgische auteurs en uitgevers (en de andere Belgische begunstigden) ter zake van de vergoeding inzake onderwijs en wetenschappelijk onderzoek. Na aftrek van haar specifieke werkingskosten en van de wettelijk verplicht aan te leggen reserves en provisies, keert Reprobel – na afhouding van het deel voor de andere begunstigden (zie hierboven) – de vergoedingen dan ook integraal aan de (vertegenwoordigers van) auteurs en uitgevers uit.

Binnen Reprobel bestaan daarvoor twee Colleges: het Auteurscollege en het Uitgeverscollege. De hoofdopdracht van die Colleges – die autonoom ten overstaan van elkaar functioneren – is om de vergoeding voor onderwijs en wetenschappelijk onderzoek op een eerste niveau te verdelen. In het Auteurscollege zijn alle leden-beheersvennootschappen van Reprobel verzameld die auteurs vertegenwoordigen. In het Uitgeverscollege zijn alle leden-beheersvennootschappen van Reprobel verzameld die uitgevers vertegenwoordigen. Elk van die leden-beheersvennootschappen krijgt een deel van de geïnde vergoedingen op basis van specifieke verdelingsregels. Voor het Uitgeverscollege werden al specifieke verdelingsregels voor deze vergoedingsregeling uitgewerkt, het Auteurscollege zal dat op korte termijn doen (al kunnen beide verdelingsregels naderhand nog worden verfijnd).

Reprobel verdeelt de geïnde vergoedingen voor onderwijs en wetenschappelijk onderzoek in de regel dus niet zelf onder individuele begunstigden (auteurs of uitgevers). Dat doen haar leden-beheersvennootschappen, op basis van hun eigen verdelingsregels die specifiek zijn toegesneden op hun ledenbestand en repertoire. Er zijn immers vele soorten auteurs (literaire auteurs, auteurs van informatieve, educatieve of wetenschappelijke boeken, journalisten, fotografen, makers van andere visuele werken, vertalers, …) en diverse soorten uitgevers (van boeken, kranten, tijdschriften, …).

Een deel van de geïnde vergoedingen voor onderwijs en wetenschappelijk onderzoek is bestemd voor buitenlandse auteurs en uitgevers. Daarvoor zal Reprobel in de toekomst zgn. representatie-overeenkomst (of specifieke addenda bij bestaande overeenkomsten) sluiten met partnerorganisaties in het buitenland. Omgekeerd zullen Belgische auteurs en uitgevers dan ook vergoedingen voor onderwijs of wetenschappelijk onderzoek (of aanverwante vergoedingen) ontvangen uit het buitenland.

Reprobel verdeelt in de regel de door haar geïnde vergoedingen voor onderwijs en wetenschappelijk onderzoek onder haar leden-beheersvennootschappen van auteurs of uitgevers (zie “Waar gaat de geïnde vergoeding voor onderwijs en wetenschappelijk onderzoek naartoe?”). In principe ontvangt u die vergoedingen als auteur of uitgever dus niet van Reprobel maar van de beheersvennootschap waarbij u zelf bent aangesloten. Een aansluiting bij een beheersvennootschap wordt trouwens ook om andere redenen sterk aanbevolen. Doorgaans bieden beheersvennootschappen hun leden ook individuele dienstverlening aan en in sommige gevallen beheren ze ook andere rechten (bv. secundaire exploitatierechten zoals opvoeringen of digitaal hergebruik) voor u.

U kan als individuele auteur of uitgever ook rechtstreeks vergoedingen voor onderwijs en wetenschappelijk onderzoek van Reprobel ontvangen. In dat geval bent u een ‘niet aangesloten begunstigde’. De organieke documenten van Reprobel regelen in detail hoe u een vergoeding kan ontvangen. Reprobel berekent die vergoeding echter niet zelf. Dat gebeurt door één van haar leden-beheersvennootschappen (de ‘referentiebeheersvennootschap’), aangesteld door het Auteurscollege of het Uitgeverscollege van Reprobel. De referentiebeheersvennootschap kan u daarvoor een beheerskost aanrekenen.