FAQ

A. De reprografievergoeding praktisch

A.1. Aangifte, overeenkomst en betaling

U kan als bedrijf, overheidsinstelling, zelfstandige, beoefeneraar van een vrij beroep, …, de reprografievergoeding (waarin trouwens ook de wettelijke uitgeversvergoeding is begrepen, B.1-2) op twee verschillende manieren betalen:
1/ u sluit een overeenkomst met Reprobel. Dat heeft heel wat voordelen en is de makkelijkste manier van werken (A.1.3);
2/ u geeft jaarlijks uw reproductievolume (fotokopieën van auteursrechtelijk beschermde werken) binnen de grezen van de wettelijke regeling aan bij Reprobel. Dat noemen we een “volume-aangifte” (A.1.5 e.v.).

U kan een sector-, kader- of individuele overeenkomst afsluiten, die kan lopen over één of meerdere referentiejaren. Info via onze klantendienst: contract@reprobel.be.

Een overeenkomst wordt aanbevolen voor grotere ondernemingen en overheidsinstellingen (vanaf 50 relevante VTE) en ook voor kopieerwinkels. Ze loopt doorgaans over meerdere jaren, biedt rechtszekerheid voor beide partijen en vermijdt nodeloze administratieve overlast. Via een overeenkomst kan u ook betalen voor rechtspersonen met een ander ondernemingsnummer waarmee u een juridische of feitelijke band heeft (A.1.12).

Voor wie? Voor kleinere ondernemingen, verenigingen, zelfstandigen en vrije beroepen. Dus niet voor kleinere overheidsinstellingen en evenmin voor kopieerwinkels.

Hoe? op het online portaal of via uw papieren aangifte.

Tarief? een vast tarief van 8, 12 of 20 EUR per relevante werknemer per jaar (afhankelijk van uw activiteitensector) .

Meer informatie vindt u hier

Voor wie? Alle professionele actoren in (voornamelijk) de private sector en de overheidssector: ondernemingen, zelfstandigen, vrije beroepen, verenigingen, overheidsinstellingen, kopieerwinkels, …, maar alléén als ze niet kiezen voor een overeenkomst of (waar mogelijk) een gestandaardiseerde aangifte.

Hoe? op het online portaal of via uw papieren aangifte.

Basistarief? 0,0554 euro per pagina (voor reprografievergoeding en wettelijke uitgeversvergoeding samen)

Voor laattijdige, onvolledige of onjuiste aangiftes geldt wettelijk een verhoogd tarief van 0,0846 euro per pagina (voor de reprografievergoeding en de wettelijke uitgeversvergoeding samen).

We voeren regelmatige controles en steekproeven uit, en beschikken over een reeks wettelijke controlemiddelen zoals een expertise door een onafhankelijke deskundige, vaststellingen ter plaatse, de mogelijkheid om informatie in te winnen bij uw leasemaatschappij en bij bepaalde overheidsinstanties enz.

Meer informatie vindt u hier

Nee, tenzij u uiteraard een lopende overeenkomst met Reprobel heeft of gestandaardiseerd aangeeft en betaalt (waar mogelijk).

Zelfs als u geen reproductieapparaat heeft of als u geen fotokopieën van auteursrechtelijk beschermde werken maakt, moet u dat aangeven op het aangifteformulier.

Dat moet elk jaar opnieuw gebeuren, omdat uw situatie natuurlijk kan veranderen.

Nee. Ook als u een reproductieapparaat huurt of leaset (en dus niet de juridische eigenaar van het apparaat bent), moet u de reprografievergoeding betalen.

Dat kan, maar Reprobel respecteert wel de taalwetgeving. Een in Vlaanderen gevestigde onderneming of instelling krijgt in de regel dus geen aangifteformulier in het Frans, en vice versa.

Er zijn wel blanco formulieren in een andere taal beschikbaar.

Dat kan. U sluit daarvoor een specifieke regularisatie-overeenkomst.

Info via contract@reprobel.be.

Ja. Na het inloggen op het online portaal kan u het papieren aangifteformulier gewoon downloaden. Indien u niet beschikt over een computer of printer kan u altijd bellen naar het nummer: 078/15.15.11.

Als u wil betalen voor andere ondernemingen of instellingen (met een apart ondernemingsnummer) raden wij u aan om een overeenkomst te sluiten met Reprobel. Een aparte volumeaangifte (per onderneming/instelling) kan natuurlijk ook, maar is doorgaans veel omslachtiger.

Info via:  contract@reprobel.be

A.2. Technische problemen / issues

Dat kan via uw profielpagina op het online portaal of op uw papieren aangifteformulier.

Na het inloggen kan u op de profielpagina op het online portaal klikken op ‘Verander mijn wachtwoord’.

Het wachtwoord vindt u terug in uw e-mail of op de begeleidende brief bij uw aangifteformulier.

Kijk goed na of de karakters van uw wachtwoord correct zijn. Blijft het foutlopen, zend dan een mail naar vragen@reprobel.be of bel naar het nummer 078/15.15.11.

Stuur een e-mail naar vragen@reprobel.be. Een medewerker van Reprobel zal uw BTW-statuut aanpassen zodat u verder kan met het invullen van uw aangifte.

Als u in uw profiel iets gewijzigd heeft i.v.m. het ondernemingsnummer of het btw-nummer, dan moet een medewerker van Reprobel dit eerst altijd valideren. U zal dan even geduld moeten oefenen tot u van Reprobel een e-mail krijgt dat u kan verder gaan met uw aangifte.

Dat kan. Zend gewoon een e-mail naar vragen@reprobel.be. We doen het nodige zodat u snel opnieuw aan de slag kan.

Stuur dan een e-mail naar vragen@reprobel.be met de vermelding van uw Reprobelnummer en met een bondige uitleg waarom u niet akkoord gaat. Reprobel behandelt uw opmerking zo snel mogelijk en zet de eventuele vergissing recht.

Wij raden u aan om eerst contact op te nemen met de federatie en om na te gaan of u wel degelijk opgenomen bent in de lijst van leden voor wie een overeenkomst gesloten is met Reprobel. Blijkt dat er toch iets is misgelopen, dan zetten we dat uiteraard graag recht. Stuur dan gewoon een e-mail naar vragen@reprobel.be met de vermelding van uw Reprobelnummer en een bondige omschrijving van het probleem.

U kan op uw profielpagina op het online portaal klikken op ‘Ik zette mijn activiteit’ stop.

Het e-mailadres moet om technische redenen een uniek adres per gebruiker zijn. U moet voor elke onderneming of instelling dus een ander mailadres opgeven.

Log in op het online portaal en klik op ‘Historiek’ voor een overzicht van uw vroegere aangiftes, facturen en betalingen vanaf 2017.

Andere jaren via: vragen@reprobel.be.

B. De reprografievergoeding inhoudelijk

De reprografievergoeding is een ‘wettelijke licentie’ ingesteld voor professionele gebruikers in (vooral) de private sector en de overheidssector. Daardoor kunnen die gebruikers fotokopieën nemen van auteursrechtelijk beschermde werken en uitgaven zonder de toestemming van de rechthebbende, op voorwaarde dat ze binnen de grenzen van de wet blijven en dat daarvoor een vergoeding ten bate van de auteurs (de reprografievergoeding) wordt betaald. Daarnaast moet ook een aanvullende vergoeding worden betaald aan de uitgevers (de wettelijke uitgeversvergoeding). Beide vergoedingen worden samen geïnd en moeten auteurs en uitgevers vergoeden voor het economische nadeel dat ze lijden door het bestaan en de toepassing van de wettelijke regeling.

De reprografievergoeding en de wettelijke uitgeversvergoeding zijn twee verschillende vergoedingen maar ze zijn wel nauw verwant. De reprografievergoeding vindt zijn grondslag in het Europese recht (art. 5.2.a Richtlijn 2001/29). Deze vergoeding is de ‘billijke compensatie’ waarop de auteurs op grond van de Richtlijn recht hebben. De wettelijke uitgeversvergoeding daarentegen, is ingesteld op grond van het nationale recht. Vroeger (tot en met referentiejaar 2016) was er maar één vergoeding verschuldigd die wettelijk elk voor de helft toekwam aan auteurs en uitgevers. Nu bestaan er twee parallelle vergoedingen met eenzelfde paginatarief ten bate van resp. auteurs en uitgevers. In de praktijk komt dit dus op hetzelfde neer. Met “reprografievergoeding” wordt telkens de beide soorten vergoedingen samen bedoeld.

De reprografievergoeding moet worden betaald door professionele gebruikers in voornamelijk de private sector en de overheidssector (ondernemingen, vzw’s, zelfstandigen, vrije beroepen, kopieerwinkels, …, en alle soorten overheidsinstellingen met inbegrip van parastatale of verzelfstandigde structuren).

Neen. U betaalt enkel voor fotokopieën van auteursrechtelijk beschermde werken/uitgaven binnen de grenzen van de wettelijke licentie en met een intern-professioneel doel.

Typische auteursrechtelijk beschermde werken zijn kranten, huis-aan-huis-bladen, vakboeken en -bladen, educatieve of wetenschappelijke boeken en tijdschriften, cursussen en syllabi, werk- en oefenboeken, magazines voor het grote publiek, nieuwsbrieven, periodieke publicaties van ledenorganisaties, romans, informatieve boeken voor het grote publiek (biografieën, reis-, knutsel- en kookboeken etc.), poëziebundels, liedjesteksten, strips, foto’s, afbeeldingen, schilderijen, tekeningen, illustraties, cartoons, technische plannen en tekeningen, contracten en juridische teksten, … Kortom, alles wat het resultaat is van een intellectuele of creatieve inspanning en wat de persoonlijke stempel van de maker(s) bevat. Ook papieren databanken vallen onder de regeling.

Voor de volgende soorten werken moet u geen reprografievergoeding betalen, omdat ze niet of niet langer auteursrechtelijk beschermd zijn:

  • Documenten die louter administratief zijn (vb factuur, bestel- of kassabon, rekeninguittreksel, vlieg- of treinticket, …);
  • Officiële documenten, bv. een fiscaal aanslagbiljet, rijbewijs, paspoort, wet of een rechterlijke uitspraak (maar pas op: indien een wet of vonnis opgenomen werd in een juridisch tijdschrift met een samenvatting of commentaar is dit wél beschermd zodat u daarvoor wel reprografievergoeding moet betalen);
  • Oudere werken waarvan de auteur (of de langstlevende auteur) langer dan 70 jaar is overleden.

Ook voor werken die u binnen uw onderneming of instelling volledig zelf heeft gemaakt, moet u niet betalen op voorwaarde echter dat daarin op geen enkele wijze auteursrechtelijk beschermde inhoud van derde partijen is opgenomen.

Nee. U moet voorafgaandelijk de toestemming van de auteur of de uitgever (of zijn beheersvennootschap) krijgen voor de volgende handelingen:

  • Een fotokopie van een werk uit een illegale bron;
  • Een fotokopie van meer dan een ‘kort fragment’ van een boek (meer dan één hoofdstuk of meer dan 10% van het bronwerk);
  • Een fotokopie van bladmuziek in de strikte betekenis van het woord (opgelet: uittreksels van muziekwerken die in een ander werk, bv. een leermiddel voor het onderwijs, zijn verwerkt, of liedjesteksten, vallen dan weer wel onder de vergoedingsplicht);
  • Een fotokopie met een extern commercieel doel;
  • Een fotokopie die op een andere manier – door zijn aard, doel of omvang – afbreuk doet aan de normale commerciële exploitatie van het bronwerk.

Prints van auteursrechtelijk beschermde werken met een intern-professioneel doel binnen uw onderneming of instelling mag u ook alleen nemen met de uitdrukkelijke toestemming van de auteur of de uitgever (of zijn beheersvennootschap).

Binnenkort zullen we u een aanvullende licentie voor de prints van beschermde werken kunnen aanbieden. In de toekomst zal u dus een licentie bij Reprobel kunnen nemen voor alle soorten reproducties op papier met een intern-professioneel oogmerk (fotokopieën onder de wettelijke licentie, prints op mandaatbasis).

Meer informatie (link)

Het basispaginatarief van de reprografievergoeding is 0,0554 euro BTW exclusief (voor de reprografievergoeding en de wettelijke uitgeversvergoeding samen). Die vergoeding gold voor het referentiejaar 2017 en werd ongewijzigd verlengd voor het referentiejaar 2018. In gevallen van laattijdige of foutieve aangiftes geldt wettelijk een verhoogd paginatarief (A.1.6).