FAQ

A. La rémunération pour reprographie en pratique

A.1. Déclaration, contrat et paiement

En tant qu’entreprise, institution publique, indépendant, personne exerçant une profession libérale, …, vous pouvez payer la rémunération pour reprographie (qui comprend par ailleurs également la rémunération légale des éditeurs, B.1-2) de deux manières différentes:

1/ vous concluez un contrat avec Reprobel. Cette solution offre de nombreux avantages et est la manière la plus facile de travailler (A.1.3);

2/ vous déclarez chaque année à Reprobel votre volume de reproductions (photocopies d’œuvres protégées par le droit d’auteur) dans les limites de la réglementation légale. C’est ce que nous appelons une « déclaration de volume » (A.1.5 et suivants).

Si votre entreprise occupe moins de 50 travailleurs (pertinents) à temps plein, il y a encore une troisième manière conviviale:

3/ vous pouvez en effet également déclarer et payer “de manière standardisée” (A.1.4).

Vous pouvez conclure un contrat sectoriel, un contrat-cadre ou un contrat individuel, qui peut couvrir une ou plusieurs années de référence. Plus d’infos via notre service client :  contrats@reprobel.be

Un contrat est recommandé pour les plus grandes entreprises et les institutions publiques (à partir de 50 ETP pertinents) et également pour les copyshops. Il couvre généralement plusieurs années, il offre la sécurité juridique aux deux parties et évite les surcharges administratives inutiles. Via un contrat, vous pouvez également payer pour des personnes morales avec un autre numéro d’entreprise avec lesquelles vous avez un lien juridique ou de fait (A.1.12).

Pour qui? Pour les plus petites entreprises, les associations, les indépendants et les professions libérales. Donc pas pour les institutions publiques plus petites et encore moins pour les copyshops.

Comment? Sur le portail online ou via votre déclaration papier.

Tarif? Un tarif fixe de 8, 12 ou 20 EUR par travailleur pertinent par an (dépendant de votre secteur d’activités).

Vous trouverez plus d’informations ici

Pour qui? Tous les acteurs professionnels dans (principalement) le secteur privé et le secteur public: les entreprises, les indépendants, les professions libérales, les associations, les institutions publiques, les copyshops, …, mais uniquement si ils n’optent pas pour un contrat ou (là où c’est possible) pour une déclaration standardisée.

Comment? Sur le portail online ou via votre déclaration papier.

Tarif de base? 0,0554 EUR par page (pour la rémunération pour reprographie et la rémunération légale des éditeurs conjointement)

Pour les déclarations tardives, incomplètes ou incorrectes, un tarif majoré de 0,0846 EUR par page (pour la rémunération pour reprographie et la rémunération légale des éditeurs conjointement) s’applique légalement.

Nous effectuons régulièrement des contrôles et des sondages et nous disposons de plusieurs moyens de contrôle tels qu’une expertise par un expert indépendant, des constats sur place, la possibilité de demander des informations à votre société de leasing et à certaines instances publiques etc.

Vous trouverez plus d’informations ici

Non, sauf évidemment, si vous avez un contrat en cours avec Reprobel ou si vous déclarez et payez de manière standardisée (là où c’est possible).

Même si vous n’avez pas d’appareils de reproduction ou si vous ne faites pas de photocopies d’œuvres protégées, vous devez le déclarer sur le formulaire de déclaration.

Il faut le faire chaque année car votre situation peut naturellement changer.

Non. Si vous louez ou avez en leasing un appareil de reproduction (et que vous n’êtes donc pas le propriétaire juridique de l’appareil), vous devez également payer la rémunération pour reprographie.

C’est possible, mais Reprobel respecte la législation relative à l’emploi des langues. Une entreprise ou institution établie en Flandre ne reçoit en principe pas de formulaire de déclaration en français et vice versa.

Il existe toutefois des formulaires vierges disponibles dans l’autre langue.

C’est possible. Vous concluez à cet égard un contrat de régularisation spécifique.

Info via contrats@reprobel.be.

Oui. Après vous être connecté au portail online, vous pouvez télécharger le formulaire de déclaration papier. Si vous ne disposez pas d’un ordinateur ou d’une imprimante, vous pouvez toujours appeler le numéro: 078/15.15.11.

Si vous souhaitez payer pour d’autres entreprises ou institutions (avec un numéro d’entreprise différent), nous vous conseillons de conclure un contrat avec Reprobel. Une déclaration de volume distincte (par entreprise/institution) est naturellement possible, mais c’est généralement beaucoup plus fastidieux.

Info via:   contrats@reprobel.be.

A.2. Problèmes / questions techniques

Vous pouvez le faire via votre page de profil sur le portail online ou sur votre formulaire de déclaration papier.

Après vous être connecté, vous pouvez cliquer sur ‘changer mon mot de passe’ dans votre page de profil sur le portail online.

Vous trouverez votre mot de passe dans l’e-mail ou le courrier accompagnant votre formulaire de déclaration.

Vérifiez bien que les caractères de votre mot de passe sont corrects. Si cela ne fonctionne toujours pas, envoyez un e-mail à questions@reprobel.be ou appelez le numéro 078/15.15.11.

Envoyez un e-mail à questions@reprobel.be. Un collaborateur de Reprobel adaptera votre statut TVA afin que vous puissiez compléter votre déclaration.

Lorsque vous avez modifié quelque chose dans votre profil en rapport avec le numéro d’entreprise ou le numéro TVA, un collaborateur de Reprobel doit toujours d’abord valider ce changement. Vous devez donc attendre de recevoir un e-mail de Reprobel disant que vous pouvez compléter votre déclaration.

C’est possible. Envoyez simplement un e-mail à questions@reprobel.be. Nous faisons le nécessaire pour que vous puissiez faire une nouvelle déclaration.

Envoyez un e-mail à  questions@reprobel.be en mentionnant votre numéro Reprobel et expliquant pourquoi vous n’êtes pas d’accord. Reprobel traitera votre remarque dès que possible et corrigera l’ereur éventuelle.

Nous vous conseillons de prendre d’abord contact avec votre fédération et de vérifier si vous êtes bien repris dans la liste des membres pour lesquels un contrat a été conclu avec Reprobel. S’il s’avère qu’il y a eu une erreur, nous la corrigerons évidemment. Envoyez alors un simple e-mail à  questions@reprobel.be en mentionnant votre numéro Reprobel et une description du problème.

Dans votre page de profil sur le portail online, vous pouvez cliquer sur ‘j’ai cessé mes activités’.

Pour des raisons techniques, l’adresse e-mail doit être une adresse unique par utilisateur. Vous devez donc encoder une adresse e-mail différente pour chaque entreprise ou institution.

Connectez-vous au portail online et cliquez sur ‘Historique’ pour avoir un aperçu de vos déclarations, factures et paiements antérieurs à partir de 2017.

Pour les autres années via: questions@reprobel.be.

B. La rémunération pour reprographie en substance

La rémunération pour reprographie est une ‘licence légale’ instaurée pour les utilisateurs professionnels dans (principalement) le secteur privé et le secteur public. Ces utilisateurs peuvent ainsi faire des photocopies d’œuvres protégées par le droit d’auteur et d’éditions sans l’autorisation de l’ayant droit, à condition qu’ils restent dans les limites de la loi et qu’une rémunération soit payée à cet égard au profit des auteurs (rémunération pour reprographie). A côté de la rémunération pour reprographie, une rémunération complémentaire doit également être payée aux éditeurs (la rémunération légale des éditeurs). Les deux rémunérations sont perçues conjointement et doivent rémunérer les auteurs et les éditeurs pour le préjudice économique qu’ils subissent en raison de l’existence et de l’application de la réglementation légale.

La rémunération pour reprographie et la rémunération légale des éditeurs sont deux rémunérations différentes mais elles sont étroitement liées. La rémunération pour reprographie est basée sur le droit européen (art. 5.2.a Directive 2001/29). Cette rémunération est la ‘compensation équitable’ à laquelle les auteurs ont droit sur la base de la Directive. Par contre, la rémunération légale des éditeurs a été instaurée sur la base du droit national. Auparavant (jusqu’à l’année de référence 2016), une seule rémunération était due qui revenait légalement aux auteurs et aux éditeurs à hauteur de 50% chacun. Il existe à présent deux rémunérations parallèles avec un même tarif par page  au profit respectivement des auteurs et des éditeurs. En pratique, cela revient donc au même. Par ‘rémunération pour reprographie’, on entend à chaque fois les deux types de rémunérations.

La rémunération pour reprographie doit être payée par les utilisateurs professionnels dans principalement le secteur privé et le secteur public (entreprises, ASBL, indépendants, professions libérales, copyshops, …, et tous types d’institutions publiques y compris les structures parastatales ou autonomes).

Non. Vous payez uniquement pour les photocopies d’œuvres protégées par le droit d’auteur / éditions dans les limites de la licence légale faites dans un but interne professionnel.

Voici des œuvres protégées par le droit d’auteur typiques: des journaux, des journaux publicitaires gratuits, des livres ou des magazines spécialisés, des livres ou des magazines éducatifs ou scientifiques, des cours et des syllabus, des livres d’exercices et manuels, des magazines pour le grand public, des bulletins d’information, des publications périodiques d’organisations professionnelles, des romans, des livres informatifs pour le grand public, (biographies, guides de voyage, guide de bricolage, livre de cuisine etc.), des recueils de poésie, des textes de chanson, des BD, des photos, des images, des peintures, des dessins, des illustrations, des cartoons, des plans et des dessins techniques, des contrats et des textes juridiques, … En bref, tout ce qui est le résultat d’un effort intellectuel ou créatif qui contient la marque personnelle du/des créateur(s). Les bases de données papier relèvent également de cette réglementation.

Pour les types d’œuvres suivants, vous ne devez pas payer de rémunération pour reprographie, parce qu’ils ne sont pas ou plus protégés par le droit d’auteur :

  • Les documents purement administratifs (par ex. les factures, les bons de commande ou tickets de caisse, les billets de train ou d’avion, …);
  • Les documents officiels, par ex. une feuille d’impôt, un permis de conduire, un passeport, une loi ou un arrêt juridique (mais attention: si une loi ou un jugement est repris dans un périodique juridique avec un résumé ou un commentaire, il s’agit alors d’une œuvre protégée de sorte que vous devez alors payer une rémunération pour reprographie);
  • Les œuvres plus anciennes dont l’auteur ((ou l’auteur survivant) est décédé depuis plus de 70 ans.

Vous ne devez également rien payer pour les œuvres que vous avez faites entièrement vous-même au sein de votre entreprise ou institution, à condition toutefois vous n’ayez repris d’aucune manière un contenu de tiers protégé par le droit d’auteur.

Non. Pour les actes suivants, vous devez obtenir au préalable l’autorisation de l’auteur ou de l’éditeur (ou de leur société de gestion) :

  • Une photocopie d’œuvre provenant d’une source illégale;
  • Une photocopie de plus d’un ‘court fragment’ d’un livre (plus d’un chapitre ou plus de 10% de l’œuvre source);
  • Une photocopie d’une partition musicale au sens strict du terme (attention: des extraits d’œuvres musicales qui sont intégrés dans une autre œuvre, par exemple, du matériel pédagogique pour l’enseignement, ou des textes de chanson relèvent bien de la réglementation pour reprographie);
  • Une photocopie avec un but commercial externe;
  • Une photocopie qui porte préjudice d’une autre manière – par sa nature, son but ou son ampleur – à l’exploitation commerciale normale de l’œuvre source.

Vous ne pouvez faire des impressions d’œuvres protégées par le droit d’auteur dans un but interne professionnel au sein de votre entreprise ou institution qu’uniquement avec l’autorisation expresse de l’auteur ou de l’éditeur (ou de leur société de gestion).

Reprobel vous offre une licence complémentaire pour les impressions d’œuvres protégées. Vous trouverez de plus amples renseignements dans la section « Impressions » sur le homepage.

Le tarif de base par page de la rémunération pour reprographie s’élève à 0,0554 EUR HTVA (pour la rémunération pour reprographie et la rémunération légale des éditeurs conjointement). Cette rémunération était valable pour l’année de référence 2017 et elle a été prolongée sans changement pour l’année de référence 2018. En cas de déclarations tardives ou fautives, un tarif majoré par page s’applique légalement (A.1.6).