Private en publieke sector

Maximale rechtszekerheid voor papieren reproducties én digitaal hergebruik

In onze kenniseconomie is het zo gemakkelijk mogelijk kunnen delen van kennis en informatie van cruciaal belang voor het succes van ondernemingen, vrije beroepen en overheidsinstellingen. Deze kennisdeling gebeurt nog vaak op papier (fotokopieën, prints) maar steeds meer digitaal (via digitale kopieën, scans, intern netwerk, presentaties, …).

Via de Reprobel licentie willen we een gemakkelijke en pasklare oplossing bieden die ondernemingen, vrije beroepen en overheidsinstellingen toelaat om deze kennis met respect voor het auteursrecht te delen.

De wettelijke uitzonderingsregeling (reprografievergoeding en uitgeversvergoeding) is beperkt tot fotokopieën. Dat betekent dat voor prints, voor digitale reproducties en voor dito verspreiding van auteursrechtelijk beschermd werk steeds de toestemming van de rechthebbende of zijn beheersvennootschap is vereist. Ook u heeft als onderneming of overheidsinstelling misschien enkele licentieproducten of abonnementen rechtstreeks bij de rechthebbende of zijn beheersvennootschap aangeschaft (zoals bv. een licentie van License2Publish, Copiepresse, Repro PP of Repropress voor digitaal hergebruik van persuitgaven, een abonnement op een wetenschappelijke databank, … ).

Daarom biedt Reprobel een globale licentie aan voor de private en de publieke sector. Deze Reprobel licentie is aanvullend op uw lopende abonnementen en licenties, en vervangt die dus niet. Ze zorgt er wel voor dat u voor fotokopies, prints en digitaal hergebruik van auteursrechtelijk beschermd werk waarvoor u geen oplossing in de markt kan vinden, geen verdere toestemming meer nodig heeft van de rechthebbende en u dus rechtszeker aan de slag kan met de kennisdeling. Ontdek onze digitale licentie in minder dan vijf minuten in deze brochure. Lees in dit artikel waarom deze licentie nodig is in het kader van uw digitaliseringsprojecten. De antwoorden op veel gestelde vragen over de gecombineerde licentie vindt u hier. Alles wat u wil weten over het auteursrecht, de werking van Reprobel en de praktische modaliteiten van onze licentie en uw aangifte bij / overeenkomst met Reprobel vindt u in deze handige handleiding.

De voorwaarden van onze licentie vindt u hier.

De factuurvoorwaarden van Reprobel voor deze licentie vindt u hier.

Wat mag ik doen met een Reprobel licentie (binnen de licentiegrenzen)?

• Fotokopiëren (paper-to-paper) +
• Printen (digital-to-paper) +
• Inscannen (paper-to-digital) +
• Digitaal kopiëren (digital-to-digital, bv. op een harde schijf of USB-stick), ook voor archiefdoeleinden +
• Interne mededeling via uw netwerk of via een interne chatfunctie, project management tool, tablet of smartphone met toegang tot het netwerk,… +
• Externe mededeling ter stoffering van een klantendossier of prospectus, in het kader van contractonderhandelingen, advies- of dienstverlening of van een wettelijke of gerechtelijke verplichting. +
• Digitale presentaties (reproductie en mededeling) in het kader van uw normale professionele activiteiten.

Wat mag ik niet doen onder de Reprobel licentie?

• Stopzetten of beperken van lopende licenties of abonnementen (afgesloten bij de rechthebbende of zijn beheersvennootschap).
• Inbreuk plegen op de bestaande of toekomstige licentievoorwaarden van de rechthebbenden of hun beheersvennootschappen (bv. License2publish, Copiepresse, …).
• Reproduceren of verspreiden van meer dan 10% van een boek of meer dan één hoofdstuk daarvan.
• Reproduceren of verspreiden van bladmuziek (partituren).
• Publicatie op uw publieke website en op sociale media.
• Handelingen met als doel om zelf bronwerken te commercialiseren of om een activiteit van uitgeverij of drukkerij uit te oefenen.
• Handelingen voor commerciële advertentiedoeleinden (one-to-many).
• Handelingen die redelijkerwijze afbreuk doen aan de normale, commerciële exploitatie van het bronwerk.
• Handelingen t.o.v. duidelijk illegale bronwerken of waardoor u een technische of gebruiksbeperking of een betaalmuur omzeilt.
• Text & data mining, persmonitoring en andere handelingen met als doel om zelf gestructureerde databanken, overzichten of gegevensbestanden aan te leggen.
• Vertalingen of bewerkingen van bronwerken.
• Handelingen die afbreuk doen aan de morele rechten van de auteur(s) van het bronwerk.
• Handelingen zonder bronvermelding, tenzij dit redelijkerwijze niet mogelijk is.
• Handelingen buiten het Belgische grondgebied en/of van niet door Reprobel vertegenwoordigd repertoire.

Hoeveel kost de Reprobel licentie?

Private sector

Tariefcategorie I: alle licentienemers die niet onder de Categorieën II of III vallen.

Tariefcategorie II: licentienemers die een gemengde activiteit uitoefenen, in die zin dat ze naast louter materiële producten of diensten ook een belangrijke intellectuele dienstverlening verstrekken en/of sterk innovatieve professionele activiteiten uitvoeren en/of onderzoekscentra hebben (bv. ondernemingen in de farmaceutische sector, de bank- en verzekeringssector en de financiële dienstverlening, consultants, ondernemingen in de creatieve sector, boekhouders, accountants en bedrijfsrevisoren, architecten en ingenieurs, …).

Tariefcategorie III: licentienemers die uitsluitend of hoofdzakelijk een intellectuele dienstverlening verstrekken (bv. advocaten, notarissen, …).

U vindt hier een vergelijking van de verschillende tariefformules voor de private sector.

Publieke sector

Niet-gecentraliseerde betaling: 14,5 EUR per administratieve of gelijkwaardige VTE.

Gecentraliseerde betaling: 13 EUR per administratieve of gelijkwaardige VTE.

Met de publieke sector wordt bedoeld: alle Belgische en internationale overheidsinstellingen in de ruime zin van het woord (inclusief verzelfstandigde structuren) met zetel of vestiging op het Belgische grondgebied, ongeacht het bevoegdheidsniveau (internationaal, nationaal, regionaal of lokaal).

Alle tarieven gelden per referentiejaar en zijn exclusief BTW (verlaagd tarief 6%).

Meer informatie over de tariefzetting vindt u in de Innings- en tariferingsregels voor dit licentieproduct. Deze regels werden voorafgaandelijk gereviseerd door de Controledienst voor de beheersvennootschappen bij de FOD Economie om de objectiviteit van de tarieven te waarborgen.

Het globale tarief van de gecombineerde licentie is gebaseerd op een toeslag voor prints en digitaal hergebruik bovenop het standaardrooster voor fotokopies dat bij Ministerieel Besluit is goedgekeurd.

Voor fotokopies van beschermd werk bedraagt de standaardvergoeding voor ondernemingen 8, 12 of 20 EUR BTW exclusief per relevante werknemer (bediende) in VTE per referentiejaar. De toeslag die voor prints en digitaal hergebruik is toegepast, is bewust beperkt gehouden voor ondernemingen en overheidsinstellingen ondanks de belangrijke uitbreiding van de dekking van de licentie. Deze toeslag bedraagt bv. 4 EUR (Cat I) of 5 EUR (cat II en III) BTW exclusief per relevante VTE per referentiejaar voor ondernemingen. Telkens wordt ook een administratieve basisvergoeding van 25 EUR BTW exclusief aangerekend om de transactiekost van de licentie te dekken. Voor kleine ondernemingen zonder personeel en met minder dan 5 VTE, is deze basisvergoeding al geïntegreerd in de jaarlijkse vlakvergoeding.

Reprobel heeft tientallen sectorakkoorden afgesloten met federaties in nagenoeg alle professionele sectoren. Deze sectorakkoorden hebben betrekking op de gecombineerde licentie inclusief digitaal gebruik van Reprobel.

Er zijn kaderakkoorden met centrale betaling (door de sectorfederatie voor al haar leden) met onder meer: Belgian Brewers (brouwerijen), Federgon (uitzendarbeid en aanverwante sectoren), de Orde van Vlaamse Balies (advocaten), de Ordre des Barreaux Francophones et Germanophones (advocaten), de Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders, de Koninkijke Federatie van het Notariaat, CIB Vlaanderen (vastgoedmakelaars), Zorgnet/ Vlaams Welzijnsverbond/Caritas (zorginstellingen), de Nationale Raad van de Orde van Architecten, FBAA (bustransport), Febelcar (carrosseriebedrijven), en Febrabel, FVF en UPCA/BVVM (verzekeringsmakelaars).

Er zijn kaderakkoorden met vrijwillige aansluiting van de leden met onder meer: FEBEV (vleesverwerkende sector), Febelfin (banken), Assuralia (verzekeringsmaatschappijen), Essenscia (chemie en farma), BOBR/CBCR (bedrijfsrevisoren), NSZ/SNI (zelfstandigen), Traxio (mobiliteit), Unizo (zelfstandigen), UCM (zelfstandigen), Vlaamse Nieuwsmedia en Lapresse.be (dagbladuitgevers), Fema (handelaars in bouwmaterialen), de Confederatie Bouw (bouwsector), ASV en Forward Belgium (havenlogistiek), Transport & Logistiek Vlaanderen (transport), Axxon (kinesitherapeuten), Domus Medica (huisartsen), Ergotherapie Vlaanderen (ergotherapeuten), ITAA (accountants & tax advisors), Boerenbond (landbouwsector), KCLE/CRGE (landmeters), Fevia (voeding), Cessoc (sociaal-culturele sector), ORI (advies- en ingenieursbureaus), APROA-BRK, Belgische Kamer van (experts in kunstwerken), UNPLIB (vrije beroepen algemeen/franstalig), Sociare (sociaal-culturele sector) en OkO (sociaal-culturele sector).

Bij een kaderakkoord met vrijwillige aansluiting valt voor ondernemingen vanaf 5 VTE de administratieve basisvergoeding doorgaans weg en is er ook een korting op het jaartarief per relevante VTE; voor kleine ondernemingen is er een korting op de jaarlijkse forfaitaire vergoeding. Als de federatieleden individueel aansluiten in het kader van een dergelijk sectorakkoord, krijgen ze hiervoor een specifieke promocode voor hun jaarlijkse portaalaangifte bij Reprobel.

Voor ondernemingen en overheidsinstellingen die nog op volumebasis willen aangeven voor hun prints van beschermd werk – dus zonder de belangrijke aanvullende dekking voor digitaal hergebruik – is het paginatarief 0,066 EUR BTW exclusief (fotokopies: 0,0554 EUR BTW exclusief).

De wettelijke regeling voor fotokopieën

Ondernemingen en overheidsinstellingen die dit wensen, kunnen in plaats van de Reprobel licentie hun aangifte beperken tot fotokopieën onder de wettelijke vergoedingsregeling. Het is belangrijk te onthouden dat er in dat geen geval geen aanvullende dekking is voor de prints en voor digitaal hergebruik, en dat ze zich blootstellen aan een aanzienlijk risico op auteursrechtelijke inbreuken. De wettelijke vergoedingsregeling voor fotokopieën bestaat eigenlijk uit twee vergoedingen: de ‘reprografievergoeding’ ten bate van de auteurs en een parallel ingestelde ‘wettelijke uitgeversvergoeding’. Deze vergoedingen worden geregeld in twee KB’s van maart 2017, die in januari 2018 voor onbepaalde duur werden verlengd. Reprobel int beide vergoedingen als een uniek loket en heeft hiervoor een wettelijk inningsmonopolie.

Een aangifte kan gestandaardiseerd gebeuren op basis van een tariefrooster dat de minister in november 2017 heeft goedgekeurd (8 EUR, 12 EUR of 20 EUR BTW exclusief per relevante werknemer per jaar), of op basis van het jaarvolume fotokopieën van beschermde werken die in het bedrijf of de instelling van de klant worden genomen. Voor fotokopieën in het kader van documentatiecentra of persoverzichten wordt steeds aanvullend en op volumebasis afgerekend.

U doet gecombineerd aangifte voor alle entiteiten of vestigingen onder uw eigen ondernemingsnummer. Wil u ook betalen voor ondernemingen of personen met een ander ondernemingsnummer, dan kan u hiervoor een overeenkomst afsluiten met Reprobel.

De jaarlijkse aangifte moet binnen dertig werkdagen na het verstrijken van het referentiejaar worden ingediend bij Reprobel.

De wettelijke vergoeding is niet verschuldigd wanneer u in uw bedrijf of instelling geen reproductieapparaat (kopieerapparaat of multifunctionele printer) in eigendom, gebruik of bezit heeft of wanneer u daarmee geen fotokopieën van beschermde werken en uitgaven maakt. Dit laatste moet u dan wel objectief aannemelijk kunnen maken.

Let op: onder de wettelijke vergoedingsregeling geldt een verhoogd paginatarief voor laattijdige, onvolledige of onjuiste aangiftes (0,0846 EUR ipv 0,0554 EUR). Ook kan er een expertise plaatsvinden waarvan de kosten in welbepaalde gevallen ten laste van de debiteur kunnen worden gelegd.

Hoe betaalt u de vergoeding?

Al meer dan 400 grote Belgische ondernemingen (doorgaans met meer dan 250 bedienden) sloten een licentieovereenkomst op groepsniveau met Reprobel af, inclusief voor digitaal gebruik van auteursrechtelijk beschermd werk. Deze overeenkomst is gebruiksvriendelijk en vervangt de individuele portaalaangiftes van de ondernemingen binnen de groep. Bent u een grote onderneming en wil u een Reprobel licentieovereenkomst afsluiten of wil u een lopende overeenkomst verlengen / uitbreiden, dan kan dat makkelijk door contact op te nemen met de klantendienst (contracten@reprobel.be).

Wil u alleen uw verplichtingen onder de wettelijke vergoedingsregeling (fotokopieën) nakomen en/of een aangifte doen voor prints (gecombineerd met fotokopieën), dan kan u aangifte doen op het online portaal dat Reprobel hiervoor heeft ontwikkeld. Op het portaal kan u meteen ook uw factuur ontvangen en afrekenen. Als u dat wil, kan u ook via een papieren aangifteformulier aangifte doen. Reprobel kan het u per post toezenden.

U wordt in principe zelf door Reprobel gecontacteerd in verband met uw overeenkomst of aangifte. Is dat niet of niet meer het geval, dan neemt u voor de zekerheid contact met Reprobel op.

Copyshops

Als u een copyshop uitbaat, dan moet u wettelijk jaarlijks een REPROBEL vergoeding betalen.

U betaalt de vergoeding voor de fotokopies (wettelijke licentie) en de prints (aanvullende licentie) van beschermd werk die door of in opdracht van de gebruikers worden gemaakt in uw copyshop.

U regelt deze vergoeding op basis van een specifiek contractueel aanbod van REPROBEL.

In dit document identificeert u eerst uw onderneming en brengt u ook uw apparatenpark per referentiejaar gedetailleerd in kaart.

U kan de REPROBEL vergoeding gecentraliseerd regelen voor al uw vestigingen (met of zonder apart ondernemingsnummer).

U betaalt de vergoeding op basis van uw nettovolume papieren reproducties van beschermd werk in het referentiejaar (paginatarief: 0,0554 EUR BTW exclusief). Kleinere copyshops (copyshops die over minder dan 5 kopieerapparaten of multifunctionele toestellen beschikken per ondernemingsnummer) kunnen ook kiezen voor een gestandaardiseerde jaarvergoeding per reproductieapparaat.

U bezorgt het contractuele aanbod per mail of brief tijdig, correct en volledig ingevuld en ondertekend terug aan REPROBEL.

Op laattijdige of foutieve aangiftes staan wettelijke sancties.

Als REPROBEL het contractuele aanbod aanvaardt, dan factureert ze u op basis van dit aanbod (onder voorbehoud van haar wettelijke controlerecht). Voor alle vragen in verband met de REPROBEL licentie voor de copyshops, kan u terecht bij mevrouw Aymée Léonard (copyshop@reprobel.be).

Reprobel lanceert nieuw label voor copyshops en bedankt de copyshop uitbaters omdat ze het auteursrecht respecteren

Op 19 oktober 2021 rijkte Reprobel voor het eerst een nieuw label uit aan de copyshops die volledig in regel zijn met het auteursrecht. Met deze actie wil Reprobel de copyshops die correct hun aangifte indienen en de bijhorende vergoeding betalen belonen. Deze copyshops worden door Reprobel in de bloemetjes gezet en ontvangen een sticker die ze aan hun deur of raam kunnen hangen, waardoor de uitbaters aan hun klanten kunnen tonen dat ze de rechten van uitgevers en auteurs respecteren en bijdragen aan de creatieve sector in België.

Klik op de sticker om de uitzending op RTBf/Vivacité te beluisteren

(Vanaf minuut 9)

“De copyshops spelen een belangrijke rol bij het kopiëren en hergebruiken van beschermde werken. Het is dus ook meer dan logisch dat ook wij ons steentje bijdragen.”

Met de positieve stickeractie ‘Deze copyshop respecteert het auteursrecht’ wil Reprobel de sector responsabiliseren en informeren, met een label dat aantoont dat de copyshop zijn wettelijke verplichtingen voldoet, het auteursrecht respecteert en een redelijke bijdrage levert aan het behoud en de ontwikkeling van de creatieve en informatiesector in België. Reprobel hoopt hiermee de bewustwording rond auteursrechten en de bijhorende wettelijke verplichtingen te verhogen in de volledige sector, een zo groot mogelijk aantal copyshops zich effectief in orde te laten stellen en meer coherentie in de aangiftes te krijgen (o.m. via een gestandaardiseerde vergoeding per apparaat).  Voor de bewuste consument zal de sticker als een eerlijk en betrouwbaar label garant staan voor een correcte vergoeding aan de auteurs en uitgevers, wier werken ze willen fotokopiëren of uitprinten in de copyshop.

De positieve actie van Reprobel tav copyshops die het auteursrecht respecteren, komt aan bod in het RTBf programma “On n’est pas des pigeons”. #eenhartvoorauteursrecht

Klik op de afbeelding om te kijken. (vanaf minuut 31)