Secteur public & privé

Sécurité juridique maximale pour les reproductions papier et la réutilisation numérique

Dans notre économie de la connaissance, le partage des connaissances et des informations aussi facilement que possible est crucial pour le succès des entreprises, des professions libérales et des institutions publiques. Ce partage des connaissances se fait encore souvent sur papier (photocopies, impressions) mais de plus en plus numériquement (via des copies numériques, des scans, le réseau interne, des présentations, …).

Grâce à la licence Reprobel, nous voulons offrir une solution simple et prête à l’emploi qui permette aux entreprises, aux professions libérales et aux institutions publiques de partager ces connaissances dans le respect du droit d’auteur.

Le règlement légal d’exception (rémunération pour reprographie et rémunérations des éditeurs) est limité aux photocopies. Cela signifie que pour les impressions, les reproductions numériques et la diffusion d’œuvres protégées par le droit d’auteur, l’autorisation de l’ayant droit ou de sa société de gestion est toujours nécessaire. En tant qu’entreprise ou institution publique, vous avez peut-être également acheté quelques produits de licence ou des abonnements directement auprès de l’ayant droit ou de sa société de gestion (comme par ex. une licence de License2Publish, Copiepresse, Repro PP ou Repropress pour la réutilisation numérique d’éditions de presse, un abonnement à une base de données scientifiques, etc.).

C’est la raison pour laquelle Reprobel propose une licence globale pour le secteur privé et public. Cette licence Reprobel est complémentaire par rapport à vos abonnements et licences en cours, et ne les remplace donc pas. Elle garantit toutefois que pour les photocopies, les impressions et la réutilisation numérique d’œuvres protégées par le droit d’auteur pour lesquelles vous ne pouvez pas trouver de solution sur le marché, vous n’avez plus besoin d’une autorisation supplémentaire de l’ayant droit et vous pouvez donc commencer à partager vos connaissances d’une manière juridiquement sûre. Découvrez notre licence numérique en moins de cinq minutes dans cette brochure.

Lisez dans cet article pourquoi cette licence est nécessaire dans le cadre de vos projets de numérisation. Vous pouvez trouver ici les réponses aux questions fréquemment posées par rapport à la licence combinée. Vous trouvez tout ce que vous voulez savoir par rapport au droit d’auteur, le fonctionnement de Reprobel et les modalités concrètes de notre licence et de votre déclaration à / convention avec Reprobel dans ce manuel pratique.

Vous trouverez les conditions de notre licence ici.

Vous trouverez les conditions de facturation de Reprobel pour cette licence ici.

Que pouvez-vous faire avec une licence Reprobel (dans les limites de la licence)?

Photocopier (paper-to-paper) +
Imprimer (digital-to-paper) +
Scanner (paper-to-digital) +
Copier numériquement (digital-to-digital, par ex. sur un disque dur ou une clé USB), également à des fins d’archivage +
Communication interne via votre réseau ou via une fonction de chat interne, outil de gestion de projet, tablette ou smartphone avec accès au réseau, … +
Communication externe pour étoffer un dossier client ou un prospectus, dans le cadre de négociations contractuelles, de prestations de conseil ou de services ou d’une obligation légale ou juridique. +
Présentations numériques (reproduction et communication) dans le cadre de vos activités professionnelles normales.

Ce que vous ne pouvez pas faire sous une licence Reprobel ?

Arrêter ou limiter des licences ou abonnements en cours (conclus auprès d’un ayant droit ou sa société de gestion).
enfreindre les conditions de licence existantes ou futures des ayants droit ou de leurs sociétés de gestion (par exemple, License2publish, Copiepresse, …).
Reproduire ou diffuser plus de 10% d’un livre ou plus d’un chapitre de celui-ci.
Reproduire ou diffuser des partitions musicales.
Des publications sur votre site web public et sur les réseaux sociaux.
Des actes ayant pour but de commercialiser vous-même des œuvres sources ou d’exercer une activité d’éditeur ou d’imprimeur.
Des actes à des fins de publicité commerciale (one-to-many).
Des actes qui portent raisonnablement préjudice à l’exploitation commerciale normale de l’œuvre source.
Des actes relatifs aux œuvres sources clairement illégales ou par lesquels vous contournez une restriction technique ou d’utilisation ou un paiement.
Text & data mining, surveillance de la presse et autres actes ayant pour but de créer vous-même des bases de données structurées, des aperçus ou des fichiers de données.
Des traductions ou des adaptations d’œuvres sources.
Des actes qui portent préjudice aux droits moraux de l’auteur/des auteurs de l’œuvre source.
Des actes sans mention de la source, sauf si ce n’est pas raisonnablement possible.
Des actes en dehors du territoire belge et/ou du répertoire non représenté par Reprobel.

Combien coûte la licence Reprobel ?

Secteur privé

Catégorie tarifaire I: tous les preneurs de licence ne relevant pas des Catégories II ou III.

Catégorie tarifaire II: preneurs de licence exerçant une activité mixte en ce sens que, outre des produits ou services purement matériels, ils fournissent également des services intellectuels importants et/ou exercent des activités professionnelles très innovantes et/ou disposent d’un ou plusieurs centres de recherche (par exemple, entreprises dans le secteur pharmaceutique, le secteur bancaire et des assurances et les prestations de services financiers, les consultants, les entreprises dans le secteur créatif, les comptables et les réviseurs d’entreprise, les architectes et les ingénieurs, …).

Catégorie tarifaire III: preneurs de licence qui fournissent exclusivement ou principalement un service intellectuel (avocats, notaires, …).

Vous trouverez ici un comparatif des différentes formules tarifaires pour le secteur privé.

Secteur public

Paiement non centralisé: 14,5 EUR par ETP administratif ou similaire.

Paiement centralisé: 13 EUR par ETP administratif ou similaire.

Par secteur public, on entend : toutes les institutions publiques belges et internationales au sens large (y compris les structures autonomes) ayant leur siège social ou leur établissement sur le territoire belge, quel que soit leur niveau de compétence (international, national, régional ou local).

Tous les tarifs s’appliquent par année de référence et sont hors TVA (taux réduit de 6 %).

Vous trouverez plus d’informations sur la fixation des tarifs dans les Règles de perception et de tarification pour ce produit de licence. Ces règles ont été préalablement révisées par le Service de contrôle des sociétés de gestion du SPF Economie afin de garantir l’objectivité des tarifs.

Le tarif global de la licence combinée est basé sur un surplus pour les impressions et la réutilisation numérique qui est appliqué sur les tarifs fixés dans la grille standardisée pour les photocopies approuvée par arrêté ministériel.

Pour les photocopies d’œuvres protégées, le tarif standardisé pour les entreprises est de 8, 12 ou 20 euros HTVA par travailleur pertinent (employé) en ETP par année de référence. Le surplus appliqué pour les impressions et la réutilisation numérique a été délibérément limité pour les entreprises et les institutions publiques malgré l’extension significative de la couverture de la licence. Ce surplus s’élève par exemple à 4 EUR (Cat I) ou 5 EUR (Cat II et III) hors TVA par ETP pertinent par année de référence pour les entreprises. Dans tous les cas, une rémunération administrative de base de 25 EUR hors TVA est également due pour couvrir le coût de transaction de la licence. Pour les petites entreprises sans personnel et avec moins de 5 ETP, cette rémunération de base est déjà intégrée dans le forfait annuel.

Reprobel a conclu des dizaines d’accords sectoriels avec des fédérations dans presque tous les secteurs professionnels. Ces accords sectoriels portent sur la licence combinée de Reprobel y compris les usages numériques.

Il existe des accords-cadres avec paiement centralisé (par la fédération sectorielle pour l’ensemble de ses membres) avec, entre autres : Belgian Brewers (brasseries), Federgon (travail intérimaire et secteurs connexes), l’Orde van Vlaamse Balies (avocats), l’Ordre des Barreaux francophones et germanophones (avocats), la Chambre nationale des huissiers de justice, la Fédération royale du notariat, CIB Vlaanderen (agents immobiliers), Zorgnet/ Vlaams Welzijnsverbond/Caritas (institutions de soins), le Conseil national de l’Ordre des architectes, FBAA (transport par autobus), Febelcar (carrosserie), et Febrabel, FVF et UPCA/BVVM (courtiers en assurances).

Il existe des accords-cadres avec une affiliation volontaire des membres avec, entre autres : FEBEV (Industrie de transformation de la viande), Febelfin (banques), Assuralia (compagnies d’assurances), Essenscia (chimie et pharmacie), BOBR/CBCR (réviseurs d’entreprises), NSZ/SNI (indépendants), Traxio (mobilité), Unizo (indépendants), UCM (indépendants), Vlaamse Nieuwsmedia et Lapresse. be (éditeurs de quotidiens), Fema (commerçants en matériaux de construction), Confederatie Bouw (secteur de la construction), ASV et Forward Belgium (logistique portuaire), Transport & Logistiek Vlaanderen (transport), Axxon (kinésithérapeutes), Domus Medica (médecins généralistes), Ergotherapie Vlaanderen (ergothérapeutes), ITAA (comptables et conseillers fiscaux), Boerenbond (secteur agricole), KCLE/CRGE (géomètres), Fevia (alimentation), Cessoc (secteur socioculturel), ORI (bureaux d’ingénierie et de conseil), APROA-BRK, Chambre belge de (experts en oeuvres d’art), UNPLIB (professions libérales général/langue française), Sociare (secteur socioculturel) et OkO (secteur socioculturel).

Dans le cas d’un accord-cadre avec affiliation volontaire, la rémunération administrative de base est généralement supprimée pour les entreprises comptant 5 ETP ou plus et il y a également une réduction sur le tarif annuelle par ETP pertinent ; pour les petites entreprises, il y a une réduction sur la rémunération forfaitaire annuelle. Si les membres de la fédération adhèrent individuellement dans le cadre d’un tel accord sectoriel, ils reçoivent un code promo spécifique pour leur déclaration annuelle sur le portail de Reprobel.

Pour les entreprises et les institutions publiques qui souhaitent encore déclarer sur la base du volume de leurs impressions d’œuvres protégées – donc sans l’importante couverture supplémentaire pour la réutilisation numérique – le tarif à la page est de 0,066 € HTVA (photocopies : 0,0554 € HTVA).

Quels sont les avantages de la licence Reprobel ?

Sécurité juridique et compliance pour tous vos actes papier et numériques dans les limites de la licence, et pour toutes les utilisations pour lesquelles vous ne pouvez pas conclure directement une licence auprès de l’ayant droit ou de sa société de gestion.
Plus de déclaration de volume administrativement lourdes.
Pas de problème pour cartographier votre parc d’appareils de reproduction, les relevés de compteurs, les pourcentages d’œuvres protégées, etc.
Pas de risque d’augmentations tarifaires légales, de contrôles ou d’expertises.
Rémunérations fixes et donc budgétisables.
Tarifs conformes au marché et objectifs spécifiquement adaptés à votre secteur.
Tarifs justes et non discriminatoires : des acteurs similaires paient le même tarif (“level playing field”).
Paiement uniquement pour les travailleurs pertinents mais couverture de licence pour tous les travailleurs au sein de votre entreprise ou institution.

Le règlement légal pour les photocopies

Les entreprises et les institutions publiques qui le souhaitent peuvent limiter leur déclaration aux photocopies effectuées dans le cadre du règlement légal de rémunération au lieu de la licence Reprobel. Il est important de rappeler que dans ce cas, il n’y a pas de couverture supplémentaire pour les impressions et pour la réutilisation numérique, et qu’elles s’exposent à un risque considérable de violation des droits d’auteur. Le règlement légal de rémunération pour les photocopies consiste en fait en deux rémunérations : la « rémunération pour reprographie » au profit des auteurs et une « rémunération légale des éditeurs » instaurée en parallèle. Ces rémunérations sont régies par deux arrêtés royaux de mars 2017, qui ont été prolongés pour une durée indéterminée en janvier 2018. Reprobel perçoit les deux rémunérations en tant que guichet unique et dispose à cet effet d’un monopole légal de perception.

Une déclaration peut se faire de manière standardisée sur la base d’une grille tarifaire approuvée par le ministre en novembre 2017 (8 EUR, 12 EUR ou 20 EUR HTVA par travailleur pertinent par an), ou sur la base du volume annuel de photocopies d’œuvres protégées réalisées dans l’entreprise ou l’institution du client. Pour les photocopies effectuées dans le cadre de centres de documentation ou de revues de presse, un calcul complémentaire basé sur le volume s’applique toujours.

Vous faites une déclaration combinée pour toutes les entités ou établissements opérant sous votre propre numéro d’entreprise. Si vous souhaitez également payer pour des entreprises ou des personnes ayant un numéro d’entreprise différent, vous pouvez conclure un accord avec Reprobel à cet égard.

La déclaration annuelle doit être remise à Reprobel dans les trente jours ouvrables suivant la fin de l’année de référence.

La rémunération légale n’est pas due si vous ne possédez pas ou n’utilisez pas d’appareil de reproduction (photocopieur ou imprimante multifonction) dans votre entreprise ou institution, ou si vous ne faites pas de photocopies d’œuvres protégées et d’éditions. Vous devez alors être en mesure de démontrer objectivement que tel est le cas.

Attention : dans le cadre du règlement légal de rémunération, un tarif par page majoré s’applique aux déclarations tardives, incomplètes ou incorrectes (0,0846 EUR au lieu de 0,0554 EUR). Une expertise peut également avoir lieu, dont les coûts peuvent être imputés au débiteur dans des cas spécifiques.

Comment payez-vous la rémunération ?

Plus de 400 grandes entreprises belges (comptant généralement plus de 250 employés) ont déjà conclu un accord de licence au niveau du groupe avec Reprobel, notamment pour l’utilisation numérique d’œuvres protégées par le droit d’auteur. Cet accord est convivial et remplace les déclarations individuelles sur le portail des sociétés du groupe. Si vous êtes une grande entreprise et que vous souhaitez conclure un contrat de licence avec Reprobel ou prolonger un contrat existant, vous pouvez facilement le faire en contactant le service clientèle (contracts@reprobel.be).

Si vous souhaitez uniquement remplir vos obligations sous le règlement légal de rémunération (photocopies) et/ou faire une déclaration pour les impressions (combinée avec les photocopies), vous pouvez faire une déclaration sur le portail en ligne que Reprobel a développé à cet effet. Sur le portail, vous pouvez également recevoir et payer votre facture immédiatement. Si vous le souhaitez, vous pouvez également faire une déclaration par le biais d’un formulaire de déclaration papier. Reprobel peut vous l’envoyer par la poste.

En principe, vous serez contacté par Reprobel dans le cadre de votre contrat ou de votre déclaration. Si ce n’est pas ou plus le cas, veuillez contacter Reprobel par précaution.

Copy-shops

Si vous exploitez un copy-shop, vous devez légalement payer une rémunération annuelle à REPROBEL.

Vous payez cette rémunération pour les photocopies (licence légale) et les impressions (licence supplémentaire) d’œuvres protégées qui sont faites par ou au nom des utilisateurs dans votre copy-shop.

Vous règlez cette rémunération sur la base d’une offre contractuelle spécifique de REPROBEL.

Dans ce document, vous identifiez d’abord votre entreprise et vous cartographiez également en détail votre parc d’appareils de reproduction par année de référence.

Vous pouvez règler la rémunération REPROBEL de manière centralisée pour tous vos établissements (avec ou sans numéro d’entreprise distinct).

Vous payez la rémunération sur la base de votre volume net de reproductions papier d’œuvres protégées de l’année de référence (tarif à la page : 0,0554 EUR HTVA). Les copy-shops de petite taille (copy-shops qui disposent de moins de 5 photocopieurs ou appareils multifonctions par numéro d’entreprise) peuvent également opter pour une redevance annuelle standardisée par appareil de reproduction.

Vous retournez l’offre contractuelle complétée et signée à REPROBEL par e-mail ou courier et ce correctement et dans les délais.

Des sanctions légales appliquent en cas de déclaration tardive ou incorrecte.

Si REPROBEL accepte l’offre contractuelle, elle vous facturera sur la base de cette offre (sous réserve de son droit de contrôle légal).

Pour toutes questions concernant la licence REPROBEL pour les copy-shops, veuillez contacter Mme Aymée Léonard (copyshop@reprobel.be).

Reprobel lance un nouveau label pour les copy-shops et remercie les exploitants de copy-shops de respecter le droit d’auteur

Le 19 octobre 2021, Reprobel a attribué pour la première fois un nouveau label aux copy shops qui respectent pleinement le droit d’auteur. Par cette action, Reprobel veut récompenser les copy shops qui soumettent correctement leur déclaration et paient la rémunération correspondante. Ces copy shops sont honorés par Reprobel et reçoivent un sticker qu’ils peuvent afficher sur leur porte ou leur fenêtre, afin que les exploitants puissent montrer à leurs clients qu’ils respectent les droits des auteurs et des éditeurs et contribuent au secteur créatif en Belgique.

Cliquez sur le sticker pour écouter la diffusion sur RTBf/Vivacité

(àpd.la 9ème minute)

« Les copy-shops jouent un rôle important dans la reproduction et la réutilisation d’œuvres protégées. Il est donc plus que logique que nous y contribuons. »

Grâce à cette action positive de sticker « Ce copy shop respecte le droit d’auteur« , Reprobel souhaite responsabiliser et informer le secteur, avec un label qui démontre que le copy shop remplit ses obligations légales, respecte le droit d’auteur et apporte une contribution raisonnable à la préservation et au développement du secteur créatif et de l’information en Belgique. Reprobel espère ainsi sensibiliser l’ensemble du secteur au droit d’auteur et aux obligations légales qui y sont liées, faire en sorte que le plus grand nombre possible de copy shops respectent effectivement ces obligations et parvenir à une plus grande cohérence dans les déclarations (notamment via une rémunération standardisée par appareil). Pour le consommateur conscient, le sticker est un label honnête et fiable qui garantit une rémunération correcte aux auteurs et éditeurs les œuvres desquels ils veulent photocopier ou imprimer dans le copy shop.

L’action positive de Reprobel à l’égard des copy shops qui respectent le droit d’auteur est abordée dans l’émission « on n’est pas des pigeons » de la RTBF. #petitcoeurdroitsdauteur