Photocopies

La règle de base du droit d’auteur est simple : seul le créateur d’une œuvre protégée par le droit d’auteur (l’auteur donc) a le droit de décider comment il exploite cette œuvre et quelle rémunération il veut recevoir à cet effet. Par contre, l’auteur peut transférer ses droits (les soi-disant « droits patrimoniaux ») ou les donner en licence/en gestion à un tiers, notamment un éditeur ou une société de gestion.

Cette règle de base vaut en principe pour tous les actes d’exploitation : les reproductions sur papier (photocopies, impressions), les copies numériques (scans, copies d’œuvres sources numériques), les communications via un réseau fermé ou ouvert, la publication sur un site Internet, la diffusion via e-mail, etc. Elle vaut aussi pour la traduction, l’adaptation, l’exécution ou l’émission de l’œuvre.

L’auteur possède en outre encore de soi-disant « droits moraux », qui protègent le lien qui existe entre lui et l’œuvre (par ex. en ce qui concerne l’intégrité de l’œuvre et sa « paternité »).

Dans certains cas, le législateur prévoit toutefois une exception au droit d’auteur exclusif. Une telle exception est souvent instituée en raison de l’intérêt général, ou parce qu’il est impossible que les actes d’exploitation concernés soient gérés et contrôlés individuellement par les ayants droit.

Une telle exception légale existe pour des œuvres littéraires et visuelles (comme les livres, les magazines, les journaux, les œuvres musicales autres que les partitions, les photos, les images, les illustrations…), par ex. pour :

  • les photocopies effectuées par (principalement) des indépendants, des professions libérales, des entreprises, des associations et des organismes publics (dans le secteur privé et le secteur public, donc) ;
  • les reproductions sur papier et certains actes numériques à des fins d’illustration dans l’enseignement ou la recherche scientifique ;
  • le droit de prêt public.

 

Si une exception légale s’accompagne d’un règlement de rémunération dont le législateur ou le ministre compétent fixe le tarif et les modalités de perception, il est question d’une « licence légale ». Ce ne sont donc pas les auteurs et les éditeurs qui fixent le tarif sous la licence légale, mais les pouvoirs publics.

Mais attention tout de même : s’il n’existe pas d’exception légale ou si l’acte sort des limites de cette exception, c’est le droit d’auteur exclusif qui est d’application. Le cas échéant, vous aurez donc toujours besoin de l’autorisation préalable de l’auteur ou de l’éditeur (ou sa société de gestion) pour pouvoir effectuer l’acte, et vous devrez généralement aussi devoir lui payer un droit de licence. Un exemple typique concerne la photocopie de plus d’un « court fragment » d’un livre.

Les indépendants, les professions libérales, les entreprises, les associations et les organismes publics peuvent, pour leur usage interne ou professionnel, réaliser des photocopies d’articles de presse, d’œuvres d’art graphique ou plastique (par ex. une photo ou une illustration) et de courts fragments d’autres œuvres (par ex. d’un livre) sans l’autorisation de l’auteur ou de l’éditeur. Les livres ne peuvent donc jamais être photocopiés dans leur entièreté sans l’autorisation expresse et préalable de l’auteur et/ou de l’éditeur (ou sa société de gestion) . Le même vaut pour la photocopie de parties substantielles de ceux-ci (disons : plus d’un chapitre ou plus de 10% de l’oeuvre).

Cette exception légale (article XI.190, 5° du CDE) – qui existe d’ailleurs aussi pour les banques de données papier (article XI.191, § 1, 1° du CDE) – ne vaut toutefois pas pour les partitions dans le sens strict du terme. (Les extraits d’œuvres musicales qui sont intégrés dans une autre œuvre, par ex. du matériel pédagogique pour l’enseignement, relèvent quant à eux de l’exception.) L’usage de l’exception ne peut pas non plus porter préjudice à l’exploitation normale de l’œuvre.

L’exception légale s’accompagne d’un règlement de double rémunération : la « rémunération pour reprographie » en faveur des auteurs (article XI.235-239 du CDE), et une rémunération légale instituée séparément en faveur des éditeurs pour les reproductions sur papier de leurs éditions sur papier. (article XI.318/1-6 du CDE) Les deux rémunérations sont dues pour les photocopies d’œuvres protégées par le droit d’auteur / d’éditions dans les limites de l’exception légale. Leur montant est «proportionnel» au volume de photocopies qui sont réalisées dans le cadre de ces limites.

Le tarif et les modalités de perception de ces deux rémunérations – qui sont perçues conjointement via un guichet unique – sont réglés dans deux Arrêtés royaux du 5 mars 2017, un relatif à la rémunération pour reprographie et un relatif à la rémunération légale des éditeurs. À partir de l’année 2017, il n’existe plus de redevances sur les appareils en matière de reprographie. Cette rémunération existait par le passé, e.a. pour les copieurs et les appareils multifonction (MFD, AiO).

La rémunération pour reprographie est en même temps la « compensation équitable » que les auteurs doivent obligatoirement recevoir en vertu de la Directive européenne 2001/29 (article 5.2.a). Il s’agit d’une obligation de résultat pour les États membres de l’UE. La rémunération légale des éditeurs a été instituée en vertu du droit national belge. La rémunération des éditeurs ne peut légalement pas porter préjudice à la rémunération pour reprographie, qui est par ailleurs aussi incessible.

La rémunération pour reprographie et la rémunération légale des éditeurs que Reprobel perçoit (conjointement) ne sont donc pas des impôts ou des taxes. Elles sont une compensation pour le préjudice économique considérable que subissent les auteurs et éditeurs en raison de la photocopie à grande échelle de leurs œuvres/éditions sous la licence légale.

La loi (article XI.236 et XI.318/2 du CDE) stipule que les personnes physiques et les personnes morales qui réalisent des photocopies ou mettent à disposition de tiers (autres que leurs propres membres du personnel) un appareil de reproduction gratuitement ou moyennant paiement, doivent payer la rémunération pour reprographie et la rémunération légale des éditeurs. Même si vous louez ou prenez en leasing un appareil de reproduction (et si vous n’êtes donc pas le propriétaire juridique de l’appareil), vous devez payer (conjointement) la rémunération par page pour les deux rémunérations.

Étant donné qu’un règlement de rémunération distinct a été institué pour les actes de reproduction à des fins d’illustration de l’enseignement et la recherche scientifique et étant donné que les reproductions par des particuliers dans et pour leur cercle de famille relèvent désormais de la réglementation de copies privée, cela signifie concrètement qu’en règle générale, seuls les indépendants, les professions libérales, les entreprises, les associations, les organismes publics (et les instances publiques apparentées) et les bibliothèques publiques doivent payer la rémunération pour reprographie et la rémunération légale des éditeurs.

Par contre, il convient de faire attention si vous êtes une institution d’enseignement ou de recherche scientifique : si, dans votre institution, on réalise des photocopies qui sortent des limites du règlement de rémunération spécifique pour l’enseignement et la recherche scientifique, vous pouvez aussi être redevable de la rémunération pour reprographie et de la rémunération légale des éditeurs. C’est par ex. le cas pour les photocopies que les visiteurs externes (par ex. des avocats) font dans les bibliothèques d’une institution d’enseignement supérieur et qui sont dans les limites de l’exception relative à la reprographie.

La rémunération pour reprographie et la rémunération légale des éditeurs ne sont évidemment pas dues si l’utilisateur final ne dispose pas d’un appareil de reproduction comme un copieur ou un appareil multifonction (MFD, AiO).

Le tarif par page de la rémunération pour reprographie (article 2, premier alinéa de l’AR du 5 mars 2017 Reprographie) et de la rémunération légale des éditeurs (article 2, premier alinéa de l’AR du 5 mars 2017 Editeurs) est chaque fois de € 0,0277 pour l’année de référence 2017. Le tarif par page de base pour les deux rémunérations conjointement s’élève donc à  € 0,0554.

Ce tarif a été prolongé sans modification pour l’année de réference 2018, et ce tant pour la rémunération pour reprographie que pour la rémunération légale des éditeurs.

L’augmentation du tarif par page (par rapport à l’ancien règlement de reprographie qui était en vigueur jusqu’à la fin 2016) doit compenser partiellement les auteurs et les éditeurs pour la suppression de la rémunération sur les appareils en matière de reprographie à partir du 1er janvier 2017.

Mais attention : si le débiteur fait sa déclaration tardivement, ou si sa déclaration est incomplète ou manifestement incorrecte, un tarif majoré de € 0,0423 par page pour la rémunération pour reprographie (article 2, deuxième alinéa de l’AR du 5 mars 2017 Reprographie) et de la rémunération légale des éditeurs (article 2, deuxième alinéa de l’AR du 5 mars 2017 Editeurs) est légalement en vigueur. Pour les deux rémunérations conjointement, le tarif de pénalité est donc de € 0,0846 par page.

Par A.R. du 19 septembre 2017 (M.B. 26 septembre 2017), Reprobel a été designé comme société de gestion centrale pour la perception et la répartition de la rémunération pour reprographie et la rémunération légale des éditeurs.

En tant que débiteur (en principe: entreprise, indépendant, profession libérale, association, organisme public, bibliothèque publique…), vous pouvez payer (conjointement) la rémunération pour reprographie et la rémunération légale des éditeurs de trois manières. Outre la législation et la réglementation applicables, les conditions de facturation de Reprobel sont toujours d’application sur ce paiement, sauf si vous concluez un contrat avec Reprobel et si ce contrat déroge à ces conditions de facturation.

Première option : déclaration de volume

Le paiement de la rémunération pour reprographie et de la rémunération légale des éditeurs peut en premier lieu se faire via une déclaration de volume classique (cf. articles 4 et 8 à 10 de l’AR du 5 mars 2017 relatif à la rémunération pour reprographie et articles 4 et 8 à 10 de l’AR de la même date relatif à la rémunération des éditeurs).

Vous déclarez ainsi, soit via la déclaration sur papier soit via le portail en ligne de Reprobel, votre volume brut de photocopies durant l’année de référence. Vous y appliquez un « pourcentage de sources protégées ». Cela fournit un volume net de « photocopies de sources protégées » durant l’année de référence. Vous payez (conjointement) la rémunération pour reprographie et la rémunération légale des éditeurs sur ce volume net. Vous payez séparément pour les revues de presse papier et pour les centres de documentation, mais au même tarif par page.

Dans la déclaration, vous devez indiquer de façon agrégée les données (également les volumes de reproduction) pour votre entreprise ou institution dans son ensemble. Cela signifie donc pour toutes les divisions (siège + implantations secondaires) qui fonctionnent ensemble sous le numéro d’entreprise de votre entreprise ou institution. Vous indiquez ici donc aussi les données pertinentes pour les implantations à une autre adresse que celle de votre siège et vous les groupez avec les données de l’implantation principale. En tant qu’entreprise ou organisme public, vous pouvez faire la déclaration et payer pour des personnes morales portant un autre numéro d’entreprise mais avec lesquelles vous avez un lien de fait ou juridique (par ex. une filiale) (article 15 ici et ici). À cet effet, il est conseillé de conclure un contrat avec Reprobel. Veuillez contacter le service clientèle à cette fin (contract@reprobel.be).

Il est très important que votre déclaration soit ponctuelle, complète, précise et correcte. Des sanctions légales sont notamment prévues pour les déclarations tardives, incomplètes ou manifestement incorrectes.

L’article 2, deuxième alinéa, de l’AR du 5 mars 2017 relatif à la rémunération pour reprographie et de l’AR du 5 mars 2017 relatif à la rémunération des éditeurs stipule notamment que la rémunération par page de 0,0277 EUR (pour les deux rémunérations conjointement : € 0,0554) passe à € 0,0423 (pour les deux rémunérations conjointement : € 0,0846) en cas de déclaration tardive, incomplète ou manifestement incorrecte.

En cas de différend entre vous et Reprobel quant au volume indiqué de photocopies de sources protégées durant la période de référence, Reprobel peut au besoin désigner unilatéralement un expert indépendant qui formulera un avis à ce sujet. Reprobel doit le faire dans les 220 jours ouvrables après réception de votre déclaration. L’expert doit être agréé par le ministre compétent. L’avis de l’expert est émis dans les trois mois après la demande d’avis. Vous trouverez plus de précisions sur cette procédure d’avis à l’article 7 des deux AR du 5 mars 2017 (ici et ici). Un point important est que Reprobel peut vous réclamer les frais d’expertise (dans les limites des AR) si vous ne répondez pas à temps à la demande de renseignements dont il est question ci-dessous ou si, dans ce contexte, vous remettez manifestement des données incomplètes ou incorrectes à Reprobel.

En vertu de l’article 11 des deux AR du 5 mars 2017 (ici et ici), Reprobel peut vous envoyer une demande de renseignements formelle. Le cas échéant, vous avez au moins 20 jours ouvrables pour répondre à cette demande. Mais faites-le à temps, de façon complète, précise et correcte, faute de quoi des sanctions pourraient aussi y être liées. Le cas échéant, Reprobel peut aussi demander légalement les données auprès de tierces parties, comme des importateurs d’appareils de reproduction ou de sociétés de leasing. En outre, Reprobel peut vous poser des questions qui sont nécessaires pour la répartition des rémunérations (art. 12 des deux AR du 5 mars 2017 ici et ici).

Reprobel dispose par ailleurs aussi de moyens de contrôle légaux spécifiques. Elle peut ainsi demander des informations aux services de douane, à l’administration de la TVA et à l’ONSS (articles XI.237 et XI.318/4 du CDE). Tout comme d’autres sociétés de gestion, Reprobel dispose aussi de contrôleurs agréés (article XI.269 du CDE) qui peuvent établir un procès-verbal faisant office de preuve du contraire.

Votre déclaration pour l’année de référence 2018 doit être remise au plus tard le 12 février 2019. Vous recevez à cet effet un formulaire de déclaration en papier de Reprobel au plus tard au début décembre 2018. Sur ce formulaire de déclaration, vous trouverez aussi vos données de connexion personnelles pour utiliser le portail de déclaration et de paiement en ligne de Reprobel.

Deuxième option : déclaration standardisée

Pour les plus petites entreprises, les indépendants et les professions libérales, Reprobel propose une « déclaration standardisée » (article 5 des deux AR du 5 mars 2017 ici et ici). Cette grille standardisée a été approuvée par le ministre compétent après avis d’une « Commission consultative des milieux concernés ».

Une déclaration standardisée est une solution facile et offrant une sécurité juridique, tant pour le débiteur que pour Reprobel. En fonction du volume de reproduction moyen de votre (sous-) secteur d’activités, en tant que débiteur, vous payez un montant annuel fixe de 8, 12 ou 20 EUR par travailleur pertinent. Ce montant est seulement dû pour les travailleurs qui peuvent régulièrement faire (ou laisser faire) des photocopies de sources protégées. Le nombre de travailleurs est exprimé en équivalents temps plein (ETP), ce qui signifie que vous devrez convertir les employés à temps partiel en ETP. Dans ce cas, vous n’aurez donc plus à effectuer de calculs de volume (parfois) compliqués.

Vous trouvez ici la grille standardisée pour les entreprises de moins de 50 ETP. Les tarifs standardisés pour l’année de référence 2017 sont également d’application pour l’année de référence 2018.

Troisième option : un contrat avec Reprobel

Reprobel perçoit la part du lion de la rémunération par page pour les photocopies sous licence légale provenant de contrats. Il peut s’agir de conventions sectorielles, d’accords-cadres ou de contrats individuels et ils peuvent couvrir une ou plusieurs années de référence.

Un contrat avec Reprobel est parfois recommandé et s’avère parfois être la seule option. Il est recommandé pour les grandes entreprises et les organismes publics (à partir de 50 ETP pertinents) et aussi pour les copyshops. Il est la seule option si vous voulez payer pour des personnes morales portant un autre numéro d’entreprise, avec lesquelles vous avez un lien juridique ou de fait.

Si vous concluez un contrat avec Reprobel, vous êtes exonéré de toutes les formalités et des sanctions éventuelles prévues par les deux AR du 5 mars 2017 (ici et ici), à condition évidemment que vous observiez intégralement et ponctuellement vos obligations en vertu de ce contrat.

Reprobel n’est qu’une plateforme de transmission des rémunérations qu’elle perçoit. Elle ne perçoit notamment pas ces rémunérations pour elle-même, mais pour le compte d’auteurs et d’éditeurs. Reprobel représente légalement tous les auteurs et éditeurs belges en ce qui concerne la rémunération pour reprographie et la rémunération légale des éditeurs. Aussi, après déduction de ses frais de fonctionnement et des réserves et provisions à constituer légalement obligatoires, Reprobel verse les rémunérations intégralement aux (représentants des) auteurs et éditeurs.

Au sein de Reprobel, il existe deux Collèges à cette fin : le Collège des Auteurs et le Collège des Éditeurs. La mission principale de ces Collèges – qui fonctionnent de façon autonome l’un par rapport à l’autre – consiste à répartir la rémunération pour reprographie (Collège des Auteurs) et la rémunération légale des éditeurs (Collège des Éditeurs) à un premier niveau. Le Collège des Auteurs rassemble toutes les sociétés de gestion membres de Reprobel qui représentent les auteurs. Le Collège des Éditeurs rassemble toutes les sociétés de gestion membres de Reprobel qui représentent les éditeurs. Chacune de ces sociétés de gestion membres reçoit une partie des rémunérations perçues sur la base des règles de répartition que les Collèges adoptent séparément.

En règle générale, Reprobel ne répartit donc pas elle-même les rémunérations pour reprographie et les rémunérations légales des éditeurs perçues entre les bénéficiaires individuels (auteurs ou éditeurs). Ce sont ses sociétés de gestion membres qui s’en chargent, sur la base de leurs propres règles de répartition qui sont spécifiquement adaptées à leurs membres et à leur répertoire. Il existe notamment de nombreux types d’auteurs (auteurs littéraires, auteurs de livres informatifs, éducatifs ou scientifiques, journalistes, photographes, créateurs d’autres œuvres visuelles, traducteurs…) et divers types d’éditeurs (de livres, journaux, magazines…).

Une partie des rémunérations pour reprographie et des rémunérations légales des éditeurs est destinée aux auteurs et éditeurs étrangers. À cet effet, Reprobel conclut un accord de représentation avec une organisation partenaire à l’étranger. Inversement, les auteurs et éditeurs belges reçoivent aussi des rémunérations pour reprographie (ou des rémunérations apparentées) de l’étranger.

En règle générale, Reprobel répartit les rémunérations pour reprographie et les rémunérations légales des éditeurs perçues par ses soins entre ses sociétés de gestion membres d’auteurs ou éditeurs (voir «Où vont les rémunérations pour reprographie et les rémunérations légales des éditeurs ?»). En principe, en tant qu’auteur ou éditeur, vous ne recevez donc pas ces rémunérations de la part de Reprobel, mais bien via la société de gestion à laquelle vous êtes affilié. Une affiliation à une société de gestion est d’ailleurs aussi fortement recommandée pour d’autres raisons. Généralement, les sociétés de gestion proposent aussi des prestations de services individuelles à leurs membres et, dans certains cas, elles gèrent également d’autres droits (par ex. des droits d’exploitation secondaires comme des représentations ou une réutilisation numérique) pour vous.

En tant qu’auteur ou éditeur individuel, vous pouvez aussi recevoir directement des rémunérations de Reprobel. Le cas échéant, vous êtes un «bénéficiaire non-adhérent». Les documents organiques de Reprobel règlent en détail la façon dont vous pouvez recevoir une rémunération. Reprobel ne calcule toutefois pas elle-même cette rémunération. Cela se fait par l’une de ses sociétés de gestion membres (la « société de gestion de référence »), désignée par le Collège des Auteurs ou le Collège des Éditeurs de Reprobel. La société de gestion de référence peut vous facturer des frais de gestion à cet effet.