Déclaration de confidentialité (RGPD)

Que fait Reprobel ?

Reprobel est une société de gestion. Elle gère des droits à rémunération de droit d’auteur pour le compte des auteurs, éditeurs et (dans certains cas) d’autres ayants droit.

Reprobel le fait dans le cadre de ‘licences légales’ ou sur la base de mandats d’autres sociétés de gestion ou de bénéficiaires individuels (généralement des auteurs et des éditeurs). Reprobel gère actuellement les licences légales suivantes : la rémunération pour reprographie et la rémunération légale des éditeurs afférente pour les photocopies; la rémunération pour l’enseignement et la recherche scientifique (reproductions papier et certains actes numériques); et la rémunération pour prêt public que les bibliothèques publiques doivent payer pour leurs collections et leurs prêts.

Reprobel fournit des licences aux utilisateurs professionnels dans le secteur privé (entreprises, ASBL, copy shops, indépendants, professions libérales, …), le secteur public et le secteur de l’enseignement et de la recherche scientifique.

Reprobel répartit toutes les rémunérations qu’elle perçoit entre les bénéficiaires (généralement via leurs sociétés de gestion), après déduction de ses frais de fonctionnement et des provisions et réserves qu’elle doit constituer légalement ou sur la base de ses propres documents organiques.

Reprobel agit dans un cadre réglementaire strict et sous le contrôle du Service de contrôle des sociétés de gestion instauré au sein du SPF Economie.

https://economie.fgov.be/fr/themes/propriete-intellectuelle/droit-dauteur/service-de-controle-des

La politique en matière de protection de la vie privée de Reprobel

Dans le cadre de sa mission légale et statutaire, Reprobel traite des données personnelles de personnes physiques.

Il peut s’agir de personnes physiques qui sont elles-mêmes par ex. utilisateur ou bénéficiaire, mais également de personnes physiques qui agissent en tant que personne de contact d’une personne morale (entreprise, institution publique, établissement d’enseignement, institut de recherche scientifique…).

Reprobel utilise une politique stricte en matière de protection de la vie privée en conformité avec le GDPR.

Quelles données personnelles traite Reprobel?

Reprobel traite les données personnelles qui sont raisonnablement nécessaires à l’accomplissement de sa mission sous une licence légale, et pour la préparation ou l’exécution de contrats de licence (utilisateurs), de conventions de mandat (sociétés de gestion / bénéficiaires belges) et de conventions de représentation (sociétés de gestion étrangères).

Il peut par ex. s’agir (pour des personnes physiques / entrepreneurs individuels) de votre nom, prénom et coordonnées de contact, votre numéro client chez Reprobel, votre choix de langue, votre numéro d’entreprise ou votre numéro TVA, votre numéro de compte en banque, votre login pour les portails Reprobel etc. Mais également de la communication que Reprobel entretient avec vous en tant qu’utilisateur ou bénéficiaire. Reprobel ne traite aucune donnée personnelle sensible (à l’exception de ses propres membres du personnel) au sens du GPPR.

Dans le cadre des licences légales, les utilisateurs sont généralement obligés de communiquer à Reprobel certaines données de contact. Les autres données personnelles ne sont légalement pas obligatoires mais si vous ne les communiquez pas, cela peut sérieusement retarder ou porter préjudice au traitement de votre déclaration ou à l’exécution de votre contrat et même avoir comme conséquence que vous ne remplissiez pas, pas complètement ou pas dans les délais impartis vos obligations légales ou contractuelles.

Fondement légal et finalités du traitement

Le traitement dans le cadre de contrats envisagés ou en cours (contrats de licence, conventions de mandat, conventions de représentation…) est également le fondement légal le plus important du traitement des données par Reprobel.

Dans certains cas, Reprobel traite également les données personnelles sur la base de la loi elle-même, notamment dans le cadre des déclarations et des contrats se rapportant aux licences légales qu’elle gère (à savoir, vos données de contact et les paramètres de fond pour le calcul de la rémunération).

Si nécessaire, Reprobel demande votre consentement complémentaire, explicite et spécifique pour le traitement de vos données personnelles en conformité avec le GDPR. Un consentement donné peut en principe être gratuitement retiré de manière électronique, sauf s’il y a naturellement une autre base juridique pour le traitement.

Dans certains cas, Reprobel peut également traiter vos données ‘à des fins d’intérêt légitime’ pour le traitement. Reprobel peut ainsi par ex. vous informer de nouvelles licences – d’elle-même ou de sociétés de gestion partenaires –  qui peuvent être intéressantes pour vous. Reprobel le fera toujours dans des limites raisonnables et jamais d’une manière agressive ou non souhaitée par vous.

D’une manière plus générale, Reprobel traite uniquement les données personnelles qui se rapportent directement ou indirectement à la perception et à la répartition des rémunérations qu’elle gère et à sa mission statutaire et légale en tant que société de gestion (centrale).

Source des données personnelles

Reprobel reçoit les données personnelles qu’elle traite en premier lieu des personnes physiques concernées elles-mêmes.

Reprobel peut toutefois demander légalement des informations auprès d’instances publiques telles que l’administration TVA et l’ONSS.

Reprobel consulte également des sources privées, par ex. des bases de données d’entreprises spécifiques, mais uniquement si elles sont utiles à sa mission et à son fonctionnement.

Reprobel peut également recevoir des données personnelles de ses sociétés de gestion partenaires en Belgique et à l’étranger et les traiter en vue de la perception et de la répartition des rémunérations.

Durée du traitement

Reprobel ne conserve les données personnelles qu’elle traite pas plus longtemps que nécessaire pour les finalités du traitement.

En principe, Reprobel ne conserve les données personnelles pas plus longtemps que 5 ans à compter à partir de la réception des données, sauf si elles font l’objet d’un contrat en cours.

En tous cas, les données personnelles sont effacées à l’échéance des délais légaux de prescription et de conservation de 10 ans qui sont d’application à la gestion collective des droits d’auteur, ou après 3 ans à compter à partir du règlement définitif d’un litige pour lequel les données ont été conservées, dépendant de quelle période est la plus longue.

Reprobel ne conserve les données personnelles de ses membres du personnel pas plus longtemps que 5 ans après la fin du contrat de travail, sauf s’il y a un litige à ce sujet. Dans ce dernier cas, le délai de 3 ans dont question à l’alinéa précédent est d’application.

Reprobel tient au maximum à jour les données personnelles qu’elle traite et les efface ou les rectifie au besoin.

Sécurité des données personnelles

Reprobel garantit l’intégrité, la sécurité et la confidentialité des données personnelles, tant au niveau technique qu’organisationnel.

En tant que société de gestion, Reprobel est légalement tenue au secret professionnel.

Reprobel enregistre les données personnelles importantes/sensibles sur de propres serveurs sécurisés ou sur des serveurs sécurisés de tiers.

Traitement par / transmission à des partenaires externes

Reprobel traite les données personnelles en premier lieu elle-même (tant interne qu’externe à des fins d’information et de communication). Reprobel ne transmet des données personnelles à des partenaires externes que dans la mesure où c’est nécessaire pour l’accomplissement de sa mission légale et statutaire. Il s’agit par ex. de ses prestataires de service IT et technique, de consultants / avocats, du commissaire, de sociétés de gestion partenaires belges et étrangères et d’instances officielles telles que le Service de contrôle des sociétés de gestion.

La transmission des données personnelles à des sociétés de gestion étrangères (également en dehors de l’UE) dans le cadre de la conclusion et de l’exécution de conventions de représentation est absolument nécessaire pour l’exécution de la mission de Reprobel et des mandats qui lui sont conférés. Elle est également dans l’intérêt des bénéficiaires que Reprobel représente directement et indirectement.

Vous trouverez ici une liste des sociétés de gestion partenaires étrangères de Reprobel qui peuvent traiter des données personnelles pour son compte. Si Reprobel transmet des données personnelles à une société de gestion partenaire en dehors de l’UE qui n’est pas sur la liste des ‘pays sûrs’ (dans le cadre du GDPR), elle imposera à cet égard toutes les garanties de sécurité appropriées.

Reprobel s’assure au maximum que les partenaires externes qui traitent des données personnelles pour elle ou qui sont (conjointement) responsables du traitement des données, respectent les dispositions du GDPR. A cet effet, elle conclut des ‘conventions de traitement’ avec les partenaires les plus importants.

Vos droits sous le GDPR

Reprobel garantit et facilite l’exercice de vos droits en tant que personne physique concernée qui vous sont conférés par le GDPR (information; accès; copie; rectification; oubli; limitation ou opposition au traitement; portabilité des données).

Vous pouvez exercer vos droits gratuitement et par voie électronique via les informations de contact ci-dessous. Reprobel ne vous comptabilisera des frais administratifs qu’en cas de demandes disproportionnées.

Cookies

Reprobel utilise des cookies sur son site web et ses portails de déclaration. Un cookie est un petit fichier qu’un site web enregistre via le navigateur sur votre disque dur. Un cookie contient de l’information enregistrée. La plupart des navigateurs sont configurés pour accepter les cookies, mais vous pouvez reconfigurer votre navigateur pour refuser tous les cookies ou pour vous avertir quand un cookie est envoyé. Il est toutefois possible que certaines fonctions et services, sur notre site web ou sur d’autres sites web, ne fonctionnent pas tout-à-fait correctement si les cookies sont désactivés dans votre navigateur.

Une plainte ou une question à propos de vos données personnelles ?

Votre point de contact chez Reprobel pour toutes vos questions, demandes ou plaintes sur le traitement de vos données personnelles est : Ramon Diaz-Peres – privacy@reprobel.be.

Si vous avez une plainte au sujet de Reprobel, vous pouvez également l’introduire auprès de l’autorité de contrôle. En Belgique, il s’agit de l’Autorité de protection des données ou APD (www.privacycommission.be). Il s’agit du nouveau nom de l’ancienne commission de protection de la vie privée. Vous pouvez également toujours introduire un recours devant les tribunaux nationaux.

Version de cette déclaration de confidentialité

Cette page a été actualisée la dernière fois le 17 mai 2018.