Fotokopieën

De basisregel van het auteursrecht is eenvoudig: alleen de maker van een auteursrechtelijk beschermd werk (de auteur dus) heeft het recht om te beslissen hoe hij dit werk exploiteert en welke vergoeding hij daarvoor wil ontvangen. De auteur kan zijn rechten (de zgn. ‘vermogensrechten’) wel overdragen of in licentie/beheer geven aan een derde, met name een uitgever of een beheersvennootschap.

Deze basisregel geldt in beginsel voor alle exploitatiehandelingen: papieren reproducties (fotokopieën, prints), digitale kopieën (scan, kopie van een digitaal bronwerk), mededelingen via een gesloten of open netwerk, publicatie op een website, verspreiding via mail, etc. Hij geldt ook voor de vertaling, bewerking, opvoering of uitzending van het werk.

Daarnaast heeft de auteur nog zgn. ‘morele rechten’, die de band tussen hemzelf en het werk beschermen (bv. op het stuk van de integriteit van het werk en het ‘vaderschap’ daarvan).

In sommige gevallen voorziet de wetgever echter een uitzondering op het exclusieve auteursrecht. Vaak wordt zo’n uitzondering ingesteld omwille van het maatschappelijke belang, of omdat de betreffende exploitatiehandelingen onmogelijk individueel door de rechthebbenden te beheren en te controleren zijn.

Een dergelijke wettelijke uitzondering bestaat voor tekst- en beeldwerken (zoals boeken, tijdschriften, kranten, muziekwerken andere dan bladmuziek, foto’s, afbeeldingen, illustraties, …) bv. voor:

  • fotokopieën genomen door (in hoofdzaak) zelfstandigen, vrije beroepen, ondernemingen, verenigingen en overheidsinstellingen (in de privésector en de overheidssector dus);
  • papieren reproducties en welbepaalde digitale handelingen voor illustratiedoeleinden bij onderwijs of wetenschappelijk onderzoek;
  • het openbaar leenrecht.

 

Als er tegenover een wettelijke uitzondering een vergoedingsregeling staat waarvan de wetgever of de bevoegde minister het tarief en de inningsmodaliteiten bepalen, spreken we van een ‘wettelijke licentie’. Het zijn dus niet de auteurs en de uitgevers die het tarief onder de wettelijke licentie bepalen, maar de overheid.

Even opletten toch: als er geen wettelijke uitzondering bestaat of als de handeling de grenzen van de wettelijke uitzondering te buiten gaat, dan speelt het exclusieve auteursrecht. In dat geval heeft u dus steeds de voorafgaandelijke toestemming van de auteur of de uitgever nodig om de handeling te mogen stellen, en zal u hem doorgaans ook een licentievergoeding moeten betalen. Een typisch voorbeeld is een fotokopie van meer dan een ‘kort fragment’ van een boek.

Zelfstandigen, vrije beroepen, ondernemingen, verenigingen en overheidsinstellingen mogen voor hun intern of professioneel gebruik fotokopieën nemen van persartikelen, van ‘werken van grafische of beeldende kunst’ (bv. een foto of een illustratie) en van korte fragmenten van andere werken (bv. een boek) zonder toestemming van de auteur of de uitgever. Boeken mogen dus nooit in hun geheel worden gefotokopieerd en evenmin mogen substantiële delen daarvan (zeg maar: meer dan één hoofdstuk of meer dan 10% van het werk) worden gefotokopieerd zonder de uitdrukkelijke en voorafgaande toestemming van de auteur en/of de uitgever.

Deze wettelijke uitzondering (artikel XI.190, 5° WER) – die ook bestaat voor papieren databanken (artikel XI.191, § 1, 1° WER) – geldt echter niet voor bladmuziek in de strikte zin van het woord. (Uittreksels van muziekwerken die in een ander werk, bv. een leermiddel voor het onderwijs, zijn verwerkt, vallen dan weer wel onder de uitzondering.) Het gebruik van de uitzondering mag ook geen afbreuk doen aan de normale exploitatie van het werk.

Tegenover de wettelijke uitzondering staat een dubbele vergoedingsregeling: de ‘reprografievergoeding’ (artikelen XI.235-239 WER) ten bate van de auteurs en een apart ingestelde wettelijke vergoeding ten bate van de uitgevers (artikelen XI.318/1-6 WER) voor de reproductie op papier van hun uitgaven op papier. Beide vergoedingen zijn verschuldigd voor de fotokopieën van auteursrechtelijk beschermde werken of uitgaven binnen de grenzen van de wettelijke uitzondering. Hun bedrag is ‘evenredig’ aan het volume fotokopieën dat binnen die grenzen wordt genomen.

Het tarief en de inningsmodaliteiten van deze twee vergoedingen – die samen via een uniek loket worden geïnd – worden geregeld in twee Koninklijke Besluiten van 5 maart 2017, één voor de reprografievergoeding en één voor de wettelijke uitgeversvergoeding. Vanaf het jaar 2017 bestaat er geen apparatenvergoeding inzake reprografie meer. Die vergoeding bestond in het verleden o.m. voor kopieerapparaten en multifunctionele apparaten (MFD, AiO).

De reprografievergoeding is tegelijk de ‘billijke compensatie’ die de auteurs op grond van de Europese Richtlijn 2001/29 (artikel 5.2.a van deze richtlijn) verplicht moeten ontvangen. Dat is een resultaatsverbintenis voor de EU-lidstaten. De wettelijke uitgeversvergoeding is ingesteld op grond van het nationale, Belgische recht. De uitgeversvergoeding mag wettelijk geen afbreuk doen aan de reprografievergoeding, die overigens ook onoverdraagbaar is.

De reprografievergoeding en de wettelijke uitgeversvergoeding die Reprobel (samen) int, zijn dus geen belastingen of taksen. Ze zijn een compensatie voor het aanzienlijk economisch nadeel dat auteurs en uitgevers lijden door het op grote schaal fotokopiëren van hun werken/uitgaven onder de wettelijke licentie.

 

De wet (artikelen XI.236 en XI.318/2 WER) bepaalt dat natuurlijke en rechtspersonen die ofwel zelf fotokopieën nemen ofwel gratis of tegen betaling een reproductieapparaat aan derden (andere dan hun eigen personeelsleden) ter beschikking stellen, de reprografievergoeding en de wettelijke uitgeversvergoeding moeten betalen. Ook als u een reproductieapparaat huurt of leaset (en dus niet de juridische eigenaar van het apparaat bent), moet u de paginavergoeding voor de beide vergoedingen (samen) betalen.

De wet (artikelen XI.236 en XI.318/2 WER) bepaalt dat natuurlijke en rechtspersonen die ofwel zelf fotokopieën nemen ofwel gratis of tegen betaling een reproductieapparaat aan derden (andere dan hun eigen personeelsleden) ter beschikking stellen, de reprografievergoeding en de wettelijke uitgeversvergoeding moeten betalen. Ook als u een reproductieapparaat huurt of leaset (en dus niet de juridische eigenaar van het apparaat bent), moet u de paginavergoeding voor de beide vergoedingen (samen) betalen.

Aangezien er een aparte vergoedingsregeling werd ingesteld voor reproductiehandelingen ter illustratie bij onderwijs en voor wetenschappelijk onderzoek en aangezien reproducties door particulieren in en voor hun familiekring voortaan onder de thuiskopieregeling vallen, betekent dit concreet dat in de regel alleen zelfstandigen, vrije beroepen, ondernemingen, verenigingen, overheidsinstellingen (en aanverwante publieke instanties) en openbare bibliotheken de reprografievergoeding en de wettelijke uitgeversvergoeding moeten betalen.

Wel even opletten als u een onderwijsinstelling of een wetenschappelijke onderzoeksinstelling bent: als er binnen uw instelling fotokopieën worden genomen die buiten de grenzen vallen van de specifieke vergoedingsregeling voor onderwijs en wetenschappelijk onderzoek, dan kan ook u aanvullend de reprografievergoeding en de wettelijke uitgeversvergoeding verschuldigd zijn. Dat is bv. het geval voor fotokopieën die externe bezoekers (bv. advocaten) maken in de bibliotheken van een hoger onderwijsinstelling en die binnen de grenzen van de reprografie-uitzondering vallen.

De reprografievergoeding en de wettelijke uitgeversvergoeding zijn uiteraard niet verschuldigd als de eindgebruiker niet over een reproductieapparaat zoals een kopieertoestel of een multifunctioneel apparaat (MFD, AiO) beschikt.

Het paginatarief voor de reprografievergoeding (artikel 2, eerste lid van het KB van 5 maart 2017 voor de reprografievergoeding) en voor de wettelijke uitgeversvergoeding (artikel 2, eerste lid van het KB van 5 maart 2017 voor de uitgeversgoeding) is, voor het referentiejaar 2017, telkens € 0,0277. Het basispaginatarief voor de beide vergoedingen samen is dus € 0,0554. De verhoging van het paginatarief (ten opzichte van de oude reprografieregeling die gold tot eind 2016) moet auteurs en uitgevers deels compenseren voor het wegvallen van de apparatenvergoeding inzake reprografie vanaf 1 januari 2017.

Het paginatarief voor de reprografievergoeding (artikel 2, eerste lid van het KB van 5 maart 2017 voor de reprografievergoeding) en voor de wettelijke uitgeversvergoeding (artikel 2, eerste lid van het KB van 5 maart 2017 voor de uitgeversgoeding) is, voor het referentiejaar 2017, telkens € 0,0277. Het basispaginatarief voor de beide vergoedingen samen is dus € 0,0554. De verhoging van het paginatarief (ten opzichte van de oude reprografieregeling die gold tot eind 2016) moet auteurs en uitgevers deels compenseren voor het wegvallen van de apparatenvergoeding inzake reprografie vanaf 1 januari 2017.

Wel even opletten: als de vergoedingsplichtige laattijdig aangeeft, of als zijn aangifte onvolledig of duidelijk onjuist is, dan geldt wettelijk een verhoogd sanctietarief van telkens € 0,0423 per pagina voor de reprografievergoeding (artikel 2, tweede lid van het KB van 5 maart 2017 voor de reprografievergoeding) en voor de wettelijke uitgeversvergoeding (artikel 2, tweede lid van het KB van 5 maart 2017 voor de uitgeversgoeding).  Voor beide vergoedingen samen is het sanctietarief dus € 0,0846 per pagina.

Bij K.B. van 19 september 2017 (B.S. 27 september 2017) werd Reprobel aangesteld als centrale beheersvennootschap voor de inning en de verdeling van de reprografievergoeding en de wettelijke uitgeversvergoeding.

U kan als vergoedingsplichtige (in principe: onderneming, zelfstandige, vrij beroep, vereniging, overheidsinstelling, openbare bibliotheek, …) de reprografievergoeding en de wettelijke uitgeversvergoeding op drie manieren (samen) betalen. Naast de toepasselijke wet- en regelgeving, zijn op die betaling steeds de factuurvoorwaarden van Reprobel van toepassing, tenzij u een overeenkomst sluit met Reprobel en die overeenkomst afwijkt van deze factuurvoorwaarden.

Eerste optie: volume-aangifte

De reprografievergoeding en de wettelijke uitgeversvergoeding betalen, kan allereerst via een klassieke volumeaangifte (cf. artikelen 4 en 8 tot en met 10 van het KB van 5 maart 2017 voor de reprografievergoeding en van het KB van dezelfde datum voor de wettelijke uitgeversvergoeding).

U geeft daarbij, ofwel via de papieren aangifte ofwel via het online portaal van Reprobel, uw brutovolume fotokopieën in het referentiejaar aan. Daarop past u een ‘percentage beschermde bron’ toe. Dat levert een nettovolume ‘fotokopieën uit beschermde bron’ in het referentiejaar op. Het is op dit nettovolume dat u de reprografievergoeding en de wettelijke uitgeversvergoeding (samen) betaalt. Voor papieren persoverzichten en voor documentatiecentra betaalt u apart maar aan hetzelfde paginatarief.

U moet in de aangifte op een geaggregeerde wijze de gegevens (ook de reproductievolumes) opgeven voor uw bedrijf of instelling in zijn geheel. Dat wil zeggen voor alle onderdelen (zetel + nevenvestigingen) die samen functioneren onder het ondernemingsnummer van uw bedrijf of instelling. U geeft hier dus ook de relevante gegevens aan voor vestigingen op een ander adres dan uw zetel en voegt die samen met de gegevens van de hoofdvestiging. Als u als onderneming of overheidsinstelling wil aangeven en betalen voor rechtspersonen met een ander ondernemingsnummer maar waarmee u een feitelijke of juridische band heeft (bv. een dochteronderneming) (artikel 15 van de beide KB’s van 5 maart 2017  hier en hier), dan kan dat. Daarvoor sluit u dan best wel een overeenkomst met Reprobel. U neemt hiervoor contact op met de klantendienst (contract@reprobel.be).

Het is erg belangrijk dat uw aangifte tijdig, volledig, nauwkeurig en correct is. Op laattijdige, onvolledige of duidelijk onjuiste aangiftes staan immers wettelijke sancties.

Artikel 2, tweede lid, van het KB van 5 maart 2017 voor de reprografievergoeding en van het KB van 5 maart 2017 voor de wettelijke uitgeversvergoeding bepaalt met name dat de paginavergoeding van € 0,0277 (voor beide vergoedingen samen: € 0,0554) bij een laattijdige, onvolledige of duidelijk onjuiste aangifte wordt verhoogd tot € 0,0423 (voor beide vergoedingen samen: € 0,0846).

Bij onenigheid tussen uzelf en Reprobel over het aangegeven volume fotokopieën uit beschermde bron in de referentieperiode, kan Reprobel desnoods eenzijdig een onafhankelijke deskundige aanwijzen om hierover een advies uit te brengen. Reprobel moet dit doen binnen 220 werkdagen na ontvangst van uw aangifte. De deskundige moet zijn erkend door de bevoegde minister. Het deskundigenadvies wordt uitgebracht binnen de drie maanden na de adviesvraag. Nadere bepalingen over deze adviesprocedure vindt u in artikel 7 van de beide KB’s van 5 maart 2017 (hier en hier) . Belangrijk is dat Reprobel, binnen de grenzen van de KB’s, de expertisekosten van u kan terugvorderen als u ofwel niet tijdig antwoordt op het verzoek om inlichtingen waarvan sprake hieronder ofwel in het kader daarvan kennelijk onvolledige of onjuiste gegevens aan Reprobel verstrekt.

Reprobel kan u, op grond van artikel 11 van de beide KB’s van 5 maart 2017 (hier en hier), een formeel verzoek om inlichtingen zenden. U krijgt in dat geval minstens 20 werkdagen om op dit verzoek te antwoorden. Doe ook dit wel tijdig, volledig, nauwkeurig en correct, want als u dit niet doet, kunnen ook hieraan wettelijke sancties verbonden zijn. In dat geval kan Reprobel de gegevens wettelijk ook bij derde partijen zoals importeurs van reproductieapparaten of leasemaatschappijen opvragen. Daarnaast kan Reprobel u ook vragen stellen die nodig zijn voor de verdeling van de vergoedingen (art. 12 van de beide KB’s van 5 maart 2017 hier en hier).

Reprobel beschikt verder ook over specifieke wettelijke controlemiddelen. Zo kan ze informatie opvragen bij de douanediensten, de BTW-administratie en de RSZ (artikel XI.237 WER). Reprobel beschikt, net als andere beheersvennootschappen, ook over beëdigde controleurs (artikel XI.269 WER) die een proces-verbaal kunnen opstellen dat geldt tot bewijs van het tegendeel.

Uw aangifte voor het referentiejaar 2017 moet zijn ingediend op uiterlijk 12 februari 2018. U ontvangt hiervoor ten laatste begin december 2017 een papieren aangifteformulier van Reprobel. Op dit aangifteformulier vindt u ook uw persoonlijke logingegevens voor het gebruik van het online aangifte- en betalingsportaal van Reprobel.

Tweede optie: gestandaardiseerde aangifte

Voor kleinere ondernemingen, zelfstandigen en vrije beroepen zal Reprobel in de nabije toekomst een ‘gestandaardiseerde aangifte’ (artikel 5 van de beide KB’s van 5 maart 2017 hier en hier) aanbieden. Dit standaardrooster moet wel eerst nog door de bevoegde minister worden goedgekeurd na advies van een ‘Adviescommissie van de betrokken milieus’.

Een gestandaardiseerde aangifte is een makkelijke en rechtszekere oplossing voor zowel de vergoedingsplichtige als voor Reprobel zelf. In functie van het gemiddelde reproductievolume van uw activiteiten(sub)sector, betaalt u als vergoedingsplichtige een vast jaarbedrag per relevante werknemer. Dat bedrag is alleen verschuldigd voor werknemers die regelmatig fotokopieën kunnen (laten) maken uit beschermde bron. Het aantal werknemers wordt uitgedrukt in voltijdse equivalenten (VTE), wat betekent dat u deeltijdse arbeidskrachten zal moeten omrekenen naar VTE. U hoeft in dit geval dus geen (soms) ingewikkelde volumeberekeningen meer te maken.

Meer informatie volgt van zodra het standaardrooster van Reprobel voor de privésector is goedgekeurd.

Derde optie: een overeenkomst met Reprobel

Reprobel int het leeuwendeel van de paginavergoeding voor de fotokopieën onder de wettelijke licentie uit overeenkomsten. Dat kunnen sector-, kader- of individuele overeenkomsten zijn en ze kunnen lopen over één of meerdere referentiejaren.

Een overeenkomst met Reprobel wordt soms aanbevolen en is soms de enige optie. Ze wordt aanbevolen voor grotere ondernemingen en overheidsinstellingen (vanaf 50 relevante VTE) en ook voor kopieerwinkels. Ze is de enige optie als u wil betalen voor rechtspersonen met een ander ondernemingsnummer waarmee u een juridische of feitelijke band heeft.

Als u een overeenkomst met Reprobel sluit, dan bent u vrijgesteld van alle formaliteiten en eventuele sancties die de beide KB’s van 5 maart 2017 hier en hier voorzien, op voorwaarde uiteraard dat u uw verplichtingen op grond van deze overeenkomst volledig en tijdig nakomt.

Reprobel is een louter doorgeefluik van de vergoedingen die ze int. Ze int die vergoedingen namelijk niet voor zichzelf maar voor rekening van auteurs en uitgevers. Reprobel vertegenwoordigt wettelijk alle Belgische auteurs en uitgevers ter zake van de reprografievergoeding en de wettelijke uitgeversvergoeding. Na aftrek van haar werkingskosten en van de wettelijk verplicht aan te leggen reserves en provisies, keert Reprobel de vergoedingen dan ook integraal aan de (vertegenwoordigers van) auteurs en uitgevers uit.

Binnen Reprobel bestaan daarvoor twee Colleges: het Auteurscollege en het Uitgeverscollege. De hoofdopdracht van die Colleges – die autonoom ten overstaan van elkaar functioneren – is om de reprografievergoeding (Auteurscollege) en de wettelijke uitgeversvergoeding (Uitgeverscollege) op een eerste niveau te verdelen. In het Auteurscollege zijn alle leden-beheersvennootschappen van Reprobel verzameld die auteurs vertegenwoordigen. In het Uitgeverscollege zijn alle leden-beheersvennootschappen van Reprobel verzameld die uitgevers vertegenwoordigen. Elk van die leden-beheersvennootschappen krijgt een deel van de geïnde vergoedingen op basis van verdelingsregels die de Colleges apart aannemen.

Reprobel verdeelt de geïnde reprografie- en wettelijke uitgeversvergoedingen in de regel dus niet zelf onder individuele begunstigden (auteurs of uitgevers). Dat doen haar leden-beheersvennootschappen, op basis van hun eigen verdelingsregels die specifiek zijn toegesneden op hun ledenbestand en repertoire. Er zijn immers vele soorten auteurs (literaire auteurs, auteurs van informatieve, educatieve of wetenschappelijke boeken, journalisten, fotografen, makers van andere visuele werken, vertalers, …) en diverse soorten uitgevers (van boeken, kranten, tijdschriften, …).

Een deel van de geïnde reprografie- en wettelijke uitgeversvergoedingen is bestemd voor buitenlandse auteurs en uitgevers. Daarvoor sluit Reprobel een zgn. representatie-overeenkomst met een partnerorganisatie in het buitenland. Omgekeerd ontvangen Belgische auteurs en uitgevers ook reprografievergoedingen (of aanverwante vergoedingen) uit het buitenland.

Reprobel verdeelt in de regel de door haar geïnde reprografie- en wettelijke uitgeversvergoedingen onder haar leden-beheersvennootschappen van auteurs of uitgevers (zie “Waar gaan de geïnde reprografie- en wettelijke uitgeversvergoedingen naartoe?”). In principe ontvangt u die vergoedingen als auteur of uitgever dus niet van Reprobel maar van de beheersvennootschap waarbij u zelf bent aangesloten. Een aansluiting bij een beheersvennootschap wordt trouwens ook om andere redenen sterk aanbevolen. Doorgaans bieden beheersvennootschappen hun leden ook individuele dienstverlening aan en in sommige gevallen beheren ze ook andere rechten (bv. secundaire exploitatierechten zoals opvoeringen of digitaal hergebruik) voor u.

U kan als individuele auteur of uitgever ook rechtstreeks vergoedingen van Reprobel ontvangen. In dat geval bent u een ‘niet aangesloten begunstigde’. De organieke documenten van Reprobel regelen in detail hoe u een vergoeding kan ontvangen. Reprobel berekent die vergoeding echter niet zelf. Dat gebeurt door één van haar leden-beheersvennootschappen (de ‘referentiebeheersvennootschap’), aangesteld door het Auteurscollege of het Uitgeverscollege van Reprobel. De referentiebeheersvennootschap kan u daarvoor een beheerskost aanrekenen.