Datenschutzerklärung (DSGVO)

Was macht Reprobel?

Reprobel ist eine Verwaltungsgesellschaft. Sie verwaltet die Urheberrechten und die mit dieser Rechten verbundenen Vergütungsansprüche im Auftrag von Autoren, Verlegern und (in bestimmten Fällen) sonstigen Anspruchsberechtigten.

Dies erfolgt im Rahmen „gesetzlicher Lizenzen“ oder auf Basis von Mandaten anderer Verwaltungsgesellschaften oder einzelner Begünstigter (in der Regel Autoren und Verleger). Gegenwärtig verwaltet Reprobel die folgenden gesetzlichen Lizenzen: Vergütung für Reprografie und gesetzliche Vergütung von Verlagen für Fotokopien; Vergütung für den Bildungssektor und die wissenschaftliche Forschung (papiergestützte Reproduktionen und bestimmte digitale Vorgänge) sowie die Vergütung für den öffentlichen Verleih, die öffentliche Bibliotheken für ihre Bestände und ihre Ausleihen zu entrichten haben. Auf Basis des Mandats bietet Reprobel für den privaten und öffentlichen Sektor eine zusätzliche Lizenz für den Druck und die digitale Wiederverwendung an.

Reprobel stellt gewerblichen Nutzern der Privatwirtschaft (Unternehmen, ASBL/VoG, Copyshops, Selbstständige, Freiberufler usw.) sowie dem öffentlichen Sektor und dem Bildungs- und Forschungssektor Lizenzen zur Verfügung.

Alle von Reprobel zu diesem Zweck eingezogenen Vergütungen werden – nach Abzug von Betriebskosten, Rückstellungen und Reserven, zu denen Reprobel gesetzlich oder satzungsmäßig verpflichtet ist – unter den Begünstigten (in der Regel über deren Verwaltungsgesellschaften) aufgeteilt.

Reprobel handelt innerhalb eines strengen Vorschriftenrahmens und unter Aufsicht des innerhalb des FÖD Wirtschaft eingerichteten Kontrolldienstes der Verwaltungsgesellschaften.

Datenschutzpolitik von Reprobel

Reprobel verarbeitet im Rahmen ihrer gesetzlichen und satzungsmäßigen Aufgabe personenbezogene Daten natürlicher Personen.

Dabei kann es sich um natürliche Personen handeln, die selbst beispielsweise Nutzer oder Begünstigte sind; ebenso kann dies natürliche Personen betreffen, die als Ansprechpartner einer juristischen Person auftreten (Unternehmen, öffentliche Einrichtung, Bildungseinrichtung, Forschungsinstitut usw.).

Reprobel betreibt eine strenge, im Einklang mit der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) stehende Datenschutzpolitik.

Welche personenbezogenen daten verarbeitet Reprobel?

Reprobel verarbeitet personenbezogene Daten, die vernünftigerweise für die Wahrnehmung ihrer Aufgabe unter gesetzlicher Lizenz und die Ausarbeitung oder Ausführung von Lizenzverträgen (Nutzer), Mandatsvereinbarungen (belgische Verwaltungsgesellschaften/Begünstigte) und Vertretungsvereinbarungen (ausländische Verwaltungsgesellschaften) erforderlich sind.

Beispiele für diese Daten sind (bei natürlichen Personen/Einzelunternehmern) Ihr Name, Vorname, Ihre Kontaktdaten, Ihre Reprobel-Kundennummer, Ihre Sprachwahl, Unternehmens- oder Umsatzsteuernummer, Ihre Bankverbindung, Ihr Login für Reprobel-Portale usw. Ebenso kann dies die Kommunikation zwischen Reprobel und Ihnen als Nutzer oder Begünstigter betreffen. Reprobel verarbeitet keine sensiblen personenbezogenen Daten (mit Ausnahme von Daten ihrer Mitarbeiter) im Sinne der DSGVO.

Mit Blick auf gesetzliche Lizenzen sind Nutzer in der Regel verpflichtet, Reprobel bestimmte Kontaktdaten zu übermitteln. Weitere personenbezogene Daten sind gesetzlich zwar nicht vorgeschrieben, können aber bei Nichtvorlage dazu führen, dass die Bearbeitung Ihrer Erklärung oder die Ausführung Ihres Vertrags stark verzögert oder beeinträchtigt werden. Ebenso ist in einem solchen Fall nicht auszuschließen, dass Sie Ihren gesetzlichen oder vertraglichen Pflichten entweder nicht, nicht vollständig oder nicht fristgerecht nachkommen.

Rechtsgrundlage und zwecke der verarbeitung

Die Verarbeitung im Rahmen geplanter oder laufender Verträge (Lizenzverträge, Mandats- bzw. Vertretungsvereinbarungen usw.) stellt gleichzeitig die wichtigste Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung durch Reprobel dar.

In bestimmten Fällen verarbeitet Reprobel ebenfalls personenbezogene Daten auf gesetzlicher Grundlage, und zwar insbesondere im Rahmen von Erklärungen und Verträgen, die sich auf von ihr verwaltete gesetzliche Lizenzen beziehen (d. h. Ihre Kontaktdaten und die grundlegenden Parameter für die Berechnung der Vergütung).

Erforderlichenfalls ersucht Sie Reprobel um Ihre zusätzliche, ausdrückliche und besondere Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Einklang mit der DSGVO. Eine bereits erteilte Einwilligung kann prinzipiell kostenlos elektronisch widerrufen werden, sofern keine anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung gegeben ist.

In bestimmten Fällen kann Reprobel Ihre Daten ebenfalls zu „Zwecken eines berechtigten Interesses“ verarbeiten. Beispielsweise kann Sie Reprobel über neue Lizenzen informieren (von Reprobel selbst oder Partner-Verwaltungsgesellschaften), die für Sie von Interesse sein können. Reprobel handelt dabei stets unter Beachtung angemessener Grenzen und sieht davon ab, in aggressiver oder unerwünschter Weise an Sie heranzutreten.

Allgemeiner betrachtet verarbeitet Reprobel lediglich personenbezogene Daten, die sich direkt oder indirekt auf die Erhebung und die Aufteilung der von ihr verwalteten Vergütungen sowie auf ihre satzungsmäßige und gesetzliche Aufgabe als (zentrale) Verwaltungsgesellschaft beziehen.

Quelle personenbezongener daten

Reprobel erhält die von ihr verarbeiteten personenbezogenen Daten in erster Linie von den betroffenen natürlichen Personen selbst.

Gleichwohl kann Reprobel auch andere staatliche Stellen wie die Mehrwertsteuerbehörde und das LSS (Landesamt für soziale Sicherheit) rechtmäßig um Auskünfte ersuchen.

Des Weiteren stützt sich Reprobel auf private Quellen – wie Datenbanken spezieller Unternehmen –, wobei dies jedoch nur erfolgt, wenn dies für ihre Aufgabe und Arbeitsweise sachdienlich ist.

Schließlich kann Reprobel ebenfalls von ihren Partner-Verwaltungsgesellschaften in Belgien und im Ausland Daten erhalten und diese mit Blick auf die Erhebung und Aufteilung von Vergütungen verarbeiten.

Dauer der verarbeitung

Reprobel speichert von ihr verarbeitete personenbezogene Daten nicht länger, als dies für die Zwecke der Verarbeitung erforderlich ist.

Grundsätzlich gilt, dass Reprobel personenbezogene Daten nach Erhalt nicht länger als fünf Jahre speichert, sofern diese nicht Gegenstand eines laufenden Vertrags sind.

Personenbezogene Daten werden in jedem Fall nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen zehnjährigen Verjährungs- und Aufbewahrungsfrist, die für die kollektive Verwaltung von Urheberrechten gilt, oder drei Jahre nach der endgültigen Beilegung eines Rechtsstreits, in dessen Rahmen die Daten gespeichert wurden, gelöscht. Maßgeblich ist dabei der jeweils längere Zeitraum.

Reprobel speichert personenbezogene Daten ihrer Mitarbeiter nicht länger als fünf Jahre nach Ende des Beschäftigungsvertrags, sofern dieser Vertrag nicht Gegenstand eines Rechtsstreits ist. Im letztgenannten Fall kommt die im vorgenannten Absatz genannte dreijährige Frist zur Anwendung.

Reprobel bemüht sich nach besten Kräften, die von ihr verarbeiteten personenbezogenen Daten auf dem neuesten Stand zu halten, und löscht bzw. berichtigt diese im Bedarfsfall.

Sicherheit personenbezogener daten

Reprobel gewährleistet die Integrität, Sicherheit und Vertraulichkeit personenbezogener Daten auf technischer und organisatorischer Ebene.

Als Verwaltungsgesellschaft ist Reprobel ebenfalls an das Berufsgeheimnis gebunden.

Reprobel speichert wichtige/sensible personenbezogene Daten auf eigenen oder von Drittanbietern gesicherten Servern.

Verarbeitung durch/Übermittlung an externe partern

Reprobel verarbeitet personenbezogene Daten in erster Linie selbst (sowohl intern als auch extern zu Informations- und Kommunikationszwecken). Reprobel übermittelt personenbezogene Daten nur an externe Partner, insofern dies für die Wahrnehmung ihrer gesetzlichen und satzungsgemäßen Aufgabe erforderlich ist. Hierbei handelt es sich beispielsweise um IT- und technische Dienstleister, Consultants/Rechtsanwälte, Beauftragte, belgische und ausländische Partner-Verwaltungsgesellschaften und offizielle Stellen wie den Kontrolldienst der Verwaltungsgesellschaften.

Die Übermittlung personenbezogener Daten an ausländische Verwaltungsgesellschaften (auch außerhalb der EU) im Rahmen des Abschlusses und der Ausführung von Vertretungsvereinbarungen ist für die Wahrnehmung der Aufgabe von Reprobel und der ihr übertragenen Mandate unverzichtbar. Ebenso erfolgt diese Übermittlung im Interesse der Begünstigten, die von Reprobel direkt und indirekt vertreten werden.

Sie finden hier eine Auflistung aller ausländischen Partner-Verwertungsgesellschaften von Reprobel, die personenbezogene Daten in ihrem Namen verarbeiten können. Sofern Reprobel personenbezogene Daten an eine Partner-Verwaltungsgesellschaft außerhalb der EU übermittelt, die nicht auf der Liste „sicherer Länder“ (im Rahmen der DSGVO) verzeichnet ist, erlegt sie in dieser Hinsicht alle angemessenen Sicherheitsgarantien auf.

Reprobel stellt nach besten Kräften sicher, dass externe Partner, die personenbezogene Daten für sie verarbeiten oder (gemeinsam) für die Verarbeitung von Daten zuständig sind, die Bestimmungen der DSGVO einhalten. Hierzu schließt Reprobel mit den wichtigsten Partnern „Verarbeitungsvereinbarungen“ ab.

Ihre rechte in zusammenhang mit der DSGVO

Reprobel garantiert und fördert die Ausübung Ihrer Rechte als betroffene natürliche Person, die Ihnen im Rahmen der DSGVO zustehen (d. h. Recht auf Information, Zugang, Kopie, Berichtigung, Vergessenwerden, Einschränkung der bzw. Widerspruch gegen die Verarbeitung und Datenübertragbarkeit).

Sie können Ihre Rechte kostenlos und auf elektronischem Wege durch Kontaktaufnahme mit den folgenden Stellen ausüben. Reprobel stellt Ihnen nur bei unverhältnismäßigen Anfragen Verwaltungsgebühren in Rechnung.

Cookies

Reprobel verwendet auf ihrer Website und ihren Meldeportalen Cookies. Ein Cookie ist eine kleine Datei, die eine Website über den Browser auf Ihrer Festplatte speichert. Ein Cookie enthält gespeicherte Informationen. Die meisten Browser akzeptieren standardmäßig Cookies. Sie können jedoch Ihren Browser so einstellen, dass alle Cookies abgelehnt oder Sie informiert werden, wenn ein Cookie an Sie versendet wird. Dessen ungeachtet ist nicht auszuschließen, dass bestimmte Funktionen und Dienste auf unserer Website oder sonstigen Websites nicht ordnungsgemäß funktionieren, wenn Cookies in Ihrem Browser deaktiviert sind.

Sie haben eine beschwerde oder frage hinsichtlich ihrer personenbezogenen daten?

Ihr Ansprechpartner bei Reprobel für sämtliche Fragen, Anliegen oder Beschwerden zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist: Ramon Diaz-Perez – privacy@reprobel.be.

Sofern Sie eine Beschwerde betreffend Reprobel einreichen möchten, können Sie diese ebenfalls der Aufsichtsbehörde vorlegen. In Belgien ist dies die Datenschutzbehörde DSB. Letztere ist Nachfolgerin der ehemaligen Datenschutzkommission. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, bei den nationalen Gerichten eine Beschwerde einzureichen.

Fassung dieser datenschutzerklärung

Diese Seite wurde zuletzt am 11 März 2020 aktualisiert.